Загрузка...
Контактный телефон:
+7 (495) 132-36-47
Электронная почта:
mail@officenavigator.ru
Адрес:

Пресненская набережная, дом 12

Пожалуй,
Лучшая база
офисов Москвы
Офисное пространство
Блог арендатора
1 ноября 2017

Пошаговая инструкция: как снять офис?


Редакция «Блога Арендатора» провела интервью с консультантами и директорами одной из крупнейших компаний в области коммерческой недвижимости. В этом посте мы готовы поделиться с вами инструкцией, которая поможет вам структурировать процесс выбора офиса, – от начала и до момента просмотров. Мы добавили небольшой чек-лист по выбору консультанта «Как отличить профессионала от непрофессионала»?
1
Шаг 1: ТЗ на переезд
Начинаем с опроса заказчиков переезда и сотрудников. Это поможет учесть максимум пожеланий и сохранить коллектив при переезде – ведь если для кого-то дорога до нового офиса будет занимать два часа вместо привычного часа, сотрудник может потерять лояльность.

Допустим, мы собрали все пожелания. Переходим к составлению задания. Стандартное техническое задание на переезд включает в себя:

  • количество метров;
  • количество людей;
  • класс офиса;
  • дату переезда;
  • парковку: количество машиномест;
  • бюджет;
  • район, локацию или направление.
Важно включить в документ и количество метров, и количество людей. Распространенная ошибка: в ТЗ прописываем бюджет и метраж, но метраж определяем «на глаз», после чего происходит следующая ситуация: допустим, мы считаем, что нам нужно 300 метров, но при этом у нас 60 человек. Часто в этой ситуации случается так, что мы при подборе не учитываем, сколько метров нужно на человека, исходя из того, как работает наша компания. В итоге получается, что мы тратим время, находим офис по начальным параметрам, а затем узнаем, что 60 человек в нём не разместятся: нужно ещё 200 метров. Затем следует пересмотр бюджета, и поиски начинаются заново.
Попробуйте попросить консультанта составить для вас ТЗ на переезд. Это бесплатно и экономит время.
2
Шаг 2: Выбор офиса
Выбор офиса происходит через:

  • Консультанта
  • Базу коммерческой недвижимости
  • Поисковую систему

При выборе базы нужно учесть её актуальность: здесь, как и везде, не всегда прозрачна цена, не всегда объекты обновлены вовремя. Поиск может быть ещё более нерепрезентативен – вам повезёт, если вы найдёте хорошую базу быстро. О преимуществах работы с консультантами мы уже писали в предыдущем посте. Поэтому здесь остановимся подробнее на том, как отличить консультанта, который поможет решить вашу задачу, от того, кто консультантом называется, но по факту им не является.
3
Как отличить профессионала от непрофессионала?
Чек-лист для выбора консультанта
Вам достаточно поднять трубку и начать разговор – отличить профессионала от непрофессионала будет относительно легко при помощи нашего чек-листа. Правильнее всего, было бы назвать его «чек-лист для специалистов, которые знают (или не знают) как снять офис в Москве», так как крупные компании коммерческой недвижимости сосредоточены именно здесь, соответственно, и требования к специалистам максимально высокие. Вот что должно получиться у вас, когда вы звоните консультанту в том случае, если он готов вам помочь:

1. Опишите задачу.
2. Консультант начнёт с вами общение с того, что:

  • Внимательно выслушает;
  • Озвучит elevator speech ("речь для лифта", короткая вводная по существу), исходя из вашего запроса.
3. Консультант строит общение по определённой схеме. Для него совершенно нормально:

  • Пройтись по ТЗ и прокомментировать его;
  • Задать уточняющие вопросы;
  • Сразу что-то поправить и посоветовать;
  • Озвучить ставки;
  • Озвучить, где есть подходящее вакантное помещение или «вакансия».
  • У профессионального консультанта вся эта информация под рукой: так он демонстрирует знание рынка.
4. Консультант предлагает встретиться. Как правило, он сам к вам приезжает. Встреча нужна для того, чтобы познакомиться и обсудить варианты и возможности. Кроме того, при личной встрече вы можете понять, что вам действительно комфортно работать с этим специалистом: в ходе встречи у вас должна формироваться ясность по процессу того, как вам предстоит выбрать офис в аренду, а также по поводу ваших дальнейших шагов по этому вопросу.

5. Хорошим тоном для консультанта является написать письмо по итогам встречи.

Порог входа в услуги профессионального консультанта – от 200-300 квадратных метров.
После того, как вы прошлись по чек-листу, ответьте себе на вопрос: консультант продемонстрировал знание рынка? Интерес к вашему запросу? Вы чувствуете себя комфортно, вас слышат? В случае, если вас «ставят на поток», предлагают серую схему или направляют вам предложения по объектам, грубо говоря, даже не узнав название компании – это не консультант, продолжайте поиски.
4
Шаг 3: Просмотры
О том, на что следует обратить внимание при просмотрах офиса, а также о следующих этапах процесса аренды офиса мы напишем подробнее в следующем посте.

Хитрости процесса: что ещё вас ждёт?

Вы можете показать своё знание предмета, если коснётесь в разговоре с консультантом или собственником следующих тем:

1. Составляющие аренды: входят или нет операционные расходы в арендную плату?

2. Что имеется в виду под стоимостью "all in" ("всё включено") – это сумма с НДС или без? Что еще включено?

3. Механизм изменения ставки аренды: подразумевается ли индексация, или арендная плата фиксированная?

4. Кто собственник выбранного помещения? Какая у него репутация на рынке? Кто управляет зданием?

5. Арендные каникулы: предусмотрены ли они, и что они подразумевают? Это освобождение от платы на определённый срок или снижение ставки? Сколько арендных каникул нужно на время отделки и переезда?

6. Юридические риски:

  • Правоустанавливающие документы – необходимо проверить особенно тщательно.
  • Документы по планировке – всё ли с ними в порядке? Если нет, нужно предусмотреть обязанность арендодателя по регистрации изменений.
  • Требования пожарной безопасности: в случае, если они не соблюдены, вы можете столкнуться с ответственностью перед соответствующими органами власти и получить приостановку деятельности в помещении до устранения нарушений

7. Дополнительные расходы: отделка, перепланировка.

По любому объекту в базе OfficeNavigator вы можете работать с консультантом, который сотрудничает напрямую с собственником. Попробовать сейчас.
За что я плачу при аренде? В чем разница между ставкой арендной платы и базовой ставкой аренды? Каков размер единовременных платежей при переезде в новый офис и из чего он складывается? Читайте первыми в нашем следующем посте «Структура затрат при аренде офиса».
Добавить в Избранное
Удалить из Избранного
Класс здания
Ставка снижена
Моментальная аренда
Проверенная управляющая компания
Фотография
Панорама
Карта
Редактировать название фильтра
Удалить фильтр подбора