Прежде чем проследить ход заключения договора аренды от начала поисков и до заключения сделки, начнём мыслить с конца. Представим, что договор аренды у вас заканчивается. В этом случае вы уже заняты поиском нового помещения, а ваш арендодатель уже аккуратно начинает показывать помещение потенциальным арендаторам.
Что в этот момент важно для вас? Это три вещи:
1. Вы начали поиски нового помещения минимум за полгода до окончания вашего текущего договора аренды.
2. Вы уверены в том, что в случае одностороннего расторжения договора по инициативе арендодателя, уведомить вас о наступлении этого события можно не ранее, чем за полгода-год.
3. Арендодатель показывает помещение потенциальным арендаторам так, чтобы не отвлекать ваших сотрудников от работы, показы проходят в приемлемое для вас время.
Если эти три аспекта не предусмотрены в договорённостях по вашей текущей аренде, постарайтесь сразу учесть их во время переговоров по следующему договору. Такой большой запас времени нужен вам по простой причине: поиск нового помещения для вашей компании займёт от трех месяцев с соблюдением всех формальностей.
В зависимости от состояния офиса, ремонтные работы могут занять ещё от 3-6 месяцев до года.
Из чего складывается время от начала поисков до переезда?
- 1й месяц: Поиск подходящих вариантов по ТЗ и формирование короткого списка. Просмотры.
- 2й месяц: Коммерческие переговоры по условиям аренды с собственником. Сопутствующие проверки.
- 3й месяц: Юридические формальности, заключение договора.
- 4й-6й месяц – Заканчивается ремонт.
- 6й-9й месяц – Заканчивается ремонт, в случае если вы арендовали большие площади (от 2 000 кв. м.) в состоянии "в бетоне".
В зависимости от площади вашего нового офиса весь процесс от начала поисков нового помещения до возможности въезда занимает от трех месяцев до года. Хороший консультант, сопровождающий вашу сделку, составит для вас проектный план, в котором будут расписаны эти аспекты, чтобы двигать эту задачу из точки А в точку Б с соблюдением сроков.
Как выбрать консультанта по подбору офиса, и что он может для нас сделать? Знаете ли вы? В вашей компании будет ответственное за подбор нового офиса лицо. Однако, у данного сотрудника, как правило, есть свои обязанности, а это значит, что новым обязанностям по подбору офиса он или она не сможет уделять достаточное время, необходимое для изучения состояния рынка аренды, потребностей бизнеса, коммерческого предложения различных собственников и т.д. Для того, чтобы не затягивать процесс и успешно финализировать его, рекомендуется пользоваться услугами профессиональных консультантов, с помощью которых крупные собственники ищут и находят арендаторов. Именно поэтому услуги консультанта будут для вашей компании бесплатными.
