Офис или коворкинг - что выгоднее?

Предприниматели начала нулевых знали, что офис — это не просто помещение для работы, а важный репутационный элемент, позволяющий продемонстрировать солидность и надёжность компании. Открытие собственного представительства было не менее важным шагом, чем регистрация юрлица.

Сегодня уже не обязательно собирать все структурные подразделения в одном здании. Даже компании мирового масштаба не стремятся рассадить свои штаты по кабинетам: крупный бизнес успешно осваивает более гибкие форматы размещения сотрудников.

Почему нужно выбирать между офисом и коворкингом?

К 2023 году общий объём рынка качественных офисных площадей в Москве достиг 22,5 млн кв. м, причём четверть из них относится к классу «А», а оставшаяся доля распределена между офисами категории «В» и «В+». Несмотря на разнообразие предложений, выбрать подходящую локацию не так просто. Если для федеральных компаний это всего лишь вопрос грамотного планирования, то для среднего бизнеса покупка или аренда офиса — весьма ответственный шаг, требующий тщательных расчётов.

Последние четыре-пять лет отмечены небывалым ростом популярности гибких офисных пространств. В 2019 году объём предложения в этом сегменте вырос на 70% и по прогнозам должен был расти на 30% ежегодно. Спрос на коворкинги (как, впрочем, и на классические офисы) обрушила пандемия. Однако вынужденный перевод сотрудников на «удалёнку» продемонстрировал компаниям многочисленные выгоды комбинированного формата работы.

Когда топовые компании массово переходят на гибкий формат размещения штатов, создаётся впечатление, что эпоха привычных офисов подошла к концу. Однако open space  вовсе не утратил своей актуальности. Коворкинг — удобный и выгодный формат, но подходит не для всех видов деятельности и направлений бизнеса.

Коворкинг: достоинства гибких пространств

Дословно «coworking» переводится как «сотрудничество». Этот формат организации рабочих мест ещё называют «совместным офисом». Гибкие пространства дают компаниям мобильность и маневренность в организации рабочего пространства.

Минимум вложений и принцип «всё включено»

Арендуя новый офис, компания вкладывает значительные средства в его обустройство — стоимость отделки может достигать 50 тыс. руб. за квадратный метр. Это ощутимая прибавка к расходам, особенно для компаний с большим штатом.

Благоустройством коворкингов занимаются владельцы. Выбирая гибкий офис, арендатор получает:

• рабочее место с качественной отделкой и мебелью, офисной техникой, а также мультимедийным оборудованием;

• выбор помещений — функциональное зонирование пространства позволяет выбирать формат делового общения: изолированная переговорная, деловая гостиная, неформальная зона отдыха;

• сервисное обслуживание — включается в стоимость аренды: резиденту не нужно беспокоиться о покупке расходных материалов, ремонте кофемашин и т. д.

Гибкость и маневренность

Расширение офисного пространства требует дополнительных затрат на перепланировку или аренду дополнительного помещения. В случае сокращения штата предпринимателю приходится либо переезжать, либо платить за ненужные рабочие места. И в том, и в другом случае следует принимать во внимание фактор времени: хороший офис можно искать месяцами.

Стать резидентом коворкинга просто: достаточно позвонить или заполнить онлайн-заявку. Не нужно вести долгих переговоров с арендодателем или посредником, оформлять страховку, вносить депозит.

Аренда классического офиса обычно подразумевает заключение договора на срок не менее года, при этом компания платит за все арендованные метры, независимо от того, используются они или нет. Коворкинг можно снять на любой срок — месяц, три или двенадцать. Если к концу периода штат сокращается, при перезаключении договора стоимость аренды уменьшается: смарт-офисы берут плату за количество рабочих мест, а не общую используемую площадь. Этот же механизм позволяет расширять штат, не меняя локации — арендатор просто заключает договор на новое количество сотрудников.

Москва предлагает бизнесменам около сотни гибких пространств. Если локация не понравилась, её можно сменить буквально за один день, выбрав более подходящее помещение.

Офис: преимущества и недостатки

Главное преимущество собственного офиса — возможность создать и поддерживать нужную атмосферу. Если специфика бизнеса требует производить определённое впечатление, лучше снимать отдельный офис: в нём можно выполнить ремонт на свой вкус. Отдельное пространство исключает отвлекающие факторы, способствует установлению дисциплины. В коворкинге сложнее установить строгий регламент работы, гибкие пространства делают ставку как раз на удобство и неформальный стиль общения.

Изолированный офис подходит компаниям, для которых важна конфиденциальность. В условиях коворкинга нельзя поручиться за сохранение коммерческой тайны или уникальной интеллектуальной собственности. В гибком пространстве сотрудники постоянно находятся в тесном контакте с посторонними людьми, а то и прямыми конкурентами. Впрочем, задача сохранения данных решается и другим путём: компании арендуют обособленный коворкинг. При этом руководство «убивает двух зайцев», поскольку собственный коворкинг сочетает преимущества изолированного и сервисного офисов.

Рассматривая вариант с арендой собственного офиса необходимо учитывать, что на плечи арендатора ложатся определённые затраты:

• капитальные — ремонт, покупка оргтехники, мебели, сервисного оборудования;

• операционные — оплата коммунальных платежей, текущего ремонта (мебели, техники), клининга, средств связи и т. д.;

• затраты на персонал — здоровое функционирование офисной экосистемы обеспечивается вводом дополнительных должностей: секретаря, офис-менеджера, администратора.

В сервисных офисах внутренняя структура продумана, организована и включена в стоимость аренды.

Стоимость аренды офиса и коворкинга

Стоимость аренды коворкинга зависит от длительности, времени суток, предоставляемого функционала. Плата за незакреплённое рабочее место рассчитывается, исходя из потребностей резидента: за час или за рабочий день. Бронь переговорных и других изолированных помещений оплачивается отдельно. Многие сервисные офисы предоставляют арендаторам месячный абонемент.

Чем больше фактическое время использования рабочего пространства, тем ниже стоимость аренды. Например, если арендная ставка за один рабочий день составляет 1800 руб., то есть, 37800 руб. за полноценный рабочий месяц, то абонемент обойдётся примерно в 25 тыс. руб.

На каждого офисного сотрудника приходится около 10 кв. м офисного пространства. Согласно международным исследованиям, стоимость годовой аренды классического офиса площадью до 50 кв. м почти вдвое превышает затраты на коворкинг того же класса для четырёх сотрудников. В Москве экономия составляет около 40%, в Лондоне и других крупных городах Европы разрыв в ставках достигает 50%.

Важное преимущество коворкингов — гибкость условий. Аренда классического офиса подразумевает заключение договора на срок от одного до трёх лет. Досрочный разрыв соглашения сопровождается ощутимым штрафом. Три года — долгосрочный горизонт планирования, который не подходит развивающимся компаниям, не имеющим солидных резервов.

Итак, что лучше: собственный офис или коворкинг?

Выбор между классическим и гибким офисом напрямую зависит от особенностей бизнеса. Коворкинги идеально подходят молодым растущим компаниям, творческим коллективам, а также группам с непостоянным характером работы и плавающим числом исполнителей. Если же компания стабильна, если она создаёт или имеет корпоративную культуру, зависит от репутации или оперирует ценными коммерческими идеями, то лучшим решением для неё станет собственное пространство.

Выбор офиса:

Офисы в аренду в БЦ Comcity, Альфа

Офисы в аренду в БЦ Нео Гео Фаза I

Офисы в аренду в БЦ Сады Пекина