Изменение требований к офисному пространству: от традиционного офиса к гибридному

Концепция гибридного офиса стала ответом на современные вызовы: необходимость оптимизации затрат на офисные помещения, распространение дистанционного формата работы, возросшие ожидания сотрудников.

Пандемия не породила новые представления об офисных пространствах, а лишь ускорила трансформацию. Аналитики считали, что гибкие офисы прочно займут свою рыночную нишу в течение 2–4 лет, но благодаря ковидным ограничениям процесс ускорился и занял около 8 месяцев. Это доказывает, что появление комбинированного формата — закономерность, продиктованная потребностями бизнеса.

Рассказываем, почему так популярен гибридный вариант организации офиса и как его правильно внедрить с максимальной пользой для компании. 

Традиционный офис: концепция и ограничения

Классический офис олицетворяет иерархическую (бюрократическую) организационную модель. Применяется компаниями, для которых важно обеспечить предсказуемый результат. Все процессы здесь строго регламентированы, границы и обязанности между сотрудниками и отделами чётко определены.

Такой тип корпоративной культуры характерен для государственных структур, а также крупных предприятий, которые ориентированы больше на соблюдение внутренних правил и сохранение конфиденциальности, чем на имидж и комфорт посетителей.

Организации с иерархической культурой обычно выбирают офисы кабинетно-коридорного типа. Это «замкнутая» приватная система, рассчитанная на индивидуальную работу, командное взаимодействие сводится к минимуму.

Минусы традиционного офиса:

• Ограничения для командной работы.

• Затруднённая коммуникация. Рутинные бизнес-процессы отнимают много времени: оно тратится на хождения по отделам и кабинетам, на поиск ответственных специалистов и т. д.

• Психологические барьеры между руководством и подчинёнными, между сотрудниками разных отделов.

• Затруднённое управление, сложности с контролем: руководитель находится в отдельном кабинете и не видит, сколько рабочего времени сотрудники уделяют непосредственно работе.

Классический офис — наиболее дорогостоящая система организации рабочего пространства.

Во-первых, коридоры, проходы, перегородки занимают полезную площадь. Следовательно, компании нужно больше места, чем понадобилось бы в офисе открытого типа.

Во-вторых, компания несёт все расходы, связанные с оплатой коммунальных платежей, ремонтом, оснащением офиса.

В-третьих, оптимизировать аренду традиционного офиса практически невозможно. Изолированный кабинетный офис подразумевает долгосрочную аренду: собственнику невыгодно сдавать целый блок, этаж или здание на короткий срок. 

Современное традиционное офисное пространство

Гибридные офисы: особенности новой модели построения пространства

Комбинированный формат труда — это не просто совмещение домашних и офисных дней работы. Это гармоничное сочетание инновационных технологий и современных принципов качественного управления. Гибридная система позволяет создавать максимально гибкие и персонализированные условия работы, повышая мотивированность и продуктивность сотрудников.

Сегодня большинство прогрессивных компаний переходят к гибридной модели, которая сочетает комфорт удалённой работы с эффективностью офисного взаимодействия.

Современная, более неформальная и творческая, корпоративная культура не может развиваться в жёстких рамках традиционных кабинетов. Для этого необходимо трансформировать не только социальное, но и физическое пространство офиса.

Особенности гибридной модели организации офиса:

• Activity based office. Концепция свободной офисной среды, где рабочие и неформальные помещения не определяются жёсткими рамками, а функциональные зоны разделяются при помощи интерьерных решений, мебели, мобильных перегородок. Адаптивность площадей позволяет быстро превратить зону отдыха в место для командной работы или выделить тихую зону для переговоров.

• Логистика и навигация. Грамотно выстроенные маршруты позволяют сформировать разнообразные, но интуитивно понятные сценарии пребывания и взаимодействия в офисе. Это открывает больше возможностей для продуктивного взаимодействия между сотрудниками, а также позволяет избежать хаотичного использования незакреплённых рабочих зон.

• Бронирование рабочих зон. Сотрудники появляются в офисе по гибкому, но заранее оговорённому графику. Практика заблаговременного планирования позволяет эффективно управлять офисным пространством, регулировать загрузку и своевременно предоставлять рабочие места сотрудникам на несколько часов или дней.

• Облачные технологии. Рабочие документы должны быть доступны сотрудникам в электронном виде. Облачные технологии позволяют вместе работать над проектами в режиме реального времени, независимо от того, где находятся члены команды — в офисе, в командировке или у себя дома.

Чётких требований к гибридной модели нет. Каждая компания самостоятельно определяет для себя необходимую степень «гибридности» в зависимости от величины штата, специфики работы и других факторов.

Какие факторы побуждают компании выбирать гибридный офис?

В смешанном формате есть несколько важных преимуществ, которые могут существенно повысить конкурентоспособность компании. Перечислим ключевые плюсы гибридных пространств.

Возможность привлекать лучших специалистов независимо от их места проживания.

У компании нет необходимости выбирать сотрудников из ограниченного пула кандидатов, которые предпочитают работать поближе к дому. Ценных специалистов можно приглашать даже из других городов, если их должность не подразумевает ежедневное присутствие на рабочем месте.

Кроме того, современный подход к организации офиса и рабочих процессов помогает расширить инклюзивность, что повышает привлекательность компании на рынке труда, а также улучшает её репутацию.

Рост лояльности и продуктивности.

Гибридный офис повышает удовлетворённость работой у сотрудников всех категорий и психотипов. Одних мотивирует возможность работать, не жертвуя личной жизнью. Другим важно свободно планировать время в зависимости от каких-либо обстоятельств, переносить работу на утро или вечер, отвлекаться в течение рабочего дня. Третьи предпочитают комфортные условия современного офиса с возможностью выбирать удобную локацию для решения текущих рабочих задач.

В любом случае, при переходе на комбинированный формат лояльность сотрудников повышается: люди ценят, когда руководство учитывает персональные потребности каждого члена команды.

Снижение расходов.

Учитывая, что сотрудники проводят в офисе лишь часть рабочего времени, компания может избавиться от персональных рабочих мест и лишних площадей. Кроме того, внедрение дистанционного способа работы снижает расходы на оплату разъездов и командировок.

Гибридная модель организации офиса

Рекомендации по адаптации офисов

Прежде всего необходимо сформулировать основные цели: зачем компании требуется переходить на гибридный формат, какие проблемы предполагается решить, каких результатов достичь?

Предварительные расчёты

Первый этап реорганизации — разработка бизнес-плана проекта. В документе нужно отразить, в какую сумму обойдётся модернизация и какие выгоды она принесёт.

Специалисты рекомендуют учитывать только те расходы, которые возникнут непосредственно в процессе перехода на комбинированный формат. Например, если в бюджет уже заложены расходы на закупку оборудования и эта сумма не требует корректировки в связи с переходом на гибридный формат, то закладывать эти расходы в смету не нужно.

Таблица: примерное соотношение расходов и оптимизации затрат в бизнес-плане.

При разработке проекта следует учесть целый ряд факторов. Насколько ключевые бизнес-процессы зависят от личного взаимодействия с клиентами? Как сложно и долго переоборудовать офисное пространство под новые алгоритмы работы? Какие рабочие процессы необходимо изменить, убрать или добавить?

Тестирование

Для начала нужно выбрать пилотный отдел для внедрения гибридного формата и проверки результатов.

Перед запуском проекта следует составить подробный план мероприятий. При этом необходимо уделить особое внимание наиболее сложным аспектам «гибридизации»:

• контроль промежуточных результатов;

• мониторинг уровня стресса сотрудников;

• сбор обратной связи (замечаний, предложений) от непосредственных исполнителей рабочих задач;

• наполнение информационного пространства, качество каналов коммуникации.

Пилотный период занимает от трёх до шести месяцев: именно за этот срок набирается информативный пласт данных.

По результатам анализа ключевых показателей можно будет делать выводы об эффективности выбранных стратегий и мероприятий. Тестирование покажет, какие решения нуждаются в доработке, а какие можно смело масштабировать на все подразделения компании.