Как адаптировать офисные пространства под свои нужды различным отраслям

Современный офис — это динамичная рабочая среда, которая отражает стиль организации бизнес-процессов и оперативно подстраивается под новые вызовы и запросы конкретной компании.

Гибкость и адаптивность — обязательные свойства офисного пространства.

Учитывая тенденции развития предпринимательства, эффективный офис должен быть одинаково комфортным и для индивидуальной, и для коллективной, и для дистанционной работы. Технологии адаптации офисного пространства помогают модернизировать рабочие места в соответствии с новыми реалиями.

Что такое адаптация офисного пространства?

Процесс трансформации рабочей среды получил название Activity-based working.

Стратегия ABW — это инновационная архитектурная концепция, которая основана на интеграции в офис разнообразных функциональных пространств, отвечающих бизнес-процессам компании.

Вместо традиционной смешанной планировки или когда-то модного open space принцип ABW предлагает организовать рабочие зоны различной типологии:

• насыщенные открытые пространства и закрытые кабинеты для сосредоточенной работы;

• переговорные и конференц-залы различной вместимости;

• телефонные кабинки, звукоизолированные помещения;

• специальные места для пассивного отдыха, игровые для эмоциональной перезагрузки;

• зоны для неформального общения.

Цифровые продукты, а также инновационные техники организации пространства (например, стильные мобильные перегородки, выполняемые из различных материалов) позволяют трансформировать разные офисные участки так часто, как потребуется. В течение рабочего дня одна и та же комната может превращаться в переговорную, презентационный зал или project-room.

Адаптивный офис (agile-офис) также учитывает отраслевую специфику организации.

Адаптивный офис

Обзор разных областей бизнеса и их специфики

Перечислим наиболее известные и активно развивающиеся отрасли российского бизнеса.

IT и технологии

Компании, работающие в сфере информационных технологий, часто нуждаются в пространствах для командной работы и мозговых штурмов. В таких офисах необходимо обеспечить высокоскоростной интернет и надёжную систему безопасности.

Кроме того, большинство IT-компаний предпочитают рабочие площади гибкого формата, которые можно легко адаптировать под различные задачи и проекты. Разработка цифровых продуктов — во многом творческий процесс. IT-разработчики выбирают компании, которые обеспечивают сотрудникам возможность работать в креативных и демократичных условиях, без рутины и однообразия.

Финансы и банковское дело

Финансовым учреждениям обычно требуются офисы с высоким уровнем безопасности и конфиденциальности. Они также нуждаются в специализированных помещениях для проведения совещаний, конфиденциальных переговоров, финансовых операций.

Офисы финансовых компаний часто имеют строгий дизайн и нейтральную цветовую гамму. Это позволяет создать атмосферу респектабельности и профессионализма.

Услуги и консалтинг

Преимущества адаптивного офиса, разработанного для консалтинговой компании, могут включать:

• неперсонированные рабочие места;

• функциональное зонирование, в том числе, наличие разнообразных рекреационных пространств;

• наличие современных цифровых технологий, а также экологически эффективных инженерных систем;

• системы, обеспечивающие высокий уровень безопасности.

Маркетинг (реклама)

Для маркетинговых агентств и рекламных компаний важно иметь офисы, которые создают креативную атмосферу и стимулируют командную работу. Офис рекламного агентства должен быть оснащён современным мультимедийным оборудованием, а также иметь разнообразные зоны для отдыха и нетворкинга.

Производство и промышленность

Офисы промышленных компаний нередко располагаются рядом с производственными мощностями (фабриками, цехами), поскольку специфика организации требует обеспечения прочных связей между офисными сотрудниками и производственными площадками. Это позволяет эффективно управлять всеми процессами.

Важно предусмотреть гибкость планировки, чтобы можно было быстро изменять конфигурацию офисного пространства под текущие нужды компании. Кроме того, технологическая инфраструктура офиса должна легко масштабироваться в соответствии с развитием бизнеса.

Сфера медицины и косметологии

Главное достоинство agile-офиса современного медицинского центра — пациентоориентированность. Это понятие прежде всего включает создание доступной среды для маломобильных групп: специальные зоны обслуживания, адаптированный санузел, автоматические раздвижные двери.

Обязательно наличие комфортных зон ожидания, оснащённых удобной мебелью, кулером с одноразовыми стаканами, кондиционером, телевизором для демонстрации рекламных и профилактических материалов. В холле медицинской организации устанавливаются мониторы с расписанием специалистов и электронной очередью, информанты для предварительной записи, навигационные элементы.

Agile-офис

Рекомендации по адаптации офисов

Как понять, какие изменения нужны тому или иному офису? Первый шаг реорганизации офисного пространства — анализ продуктивности использования площадей.

Исследование, выраженное в конкретных цифрах, покажет, какие функциональные зоны востребованы у сотрудников, какие пустуют или используются нерационально. На основе точных данных можно разрабатывать объективные решения по адаптации офиса: ликвидировать часть рабочих мест, переосмыслить назначение неэффективных зон, сократить офисные площади и т. п.

Какие ещё моменты необходимо учитывать при разработке плана адаптации? Предлагаем небольшой чек-лист, в котором представлены основные шаги по обустройству офиса.

Разбираемся с геометрией

Помещения со сложной конфигурацией отличаются высоким коэффициентом потерь полезной площади. Сложная геометрия, эффектные балконы и террасы, огромные лобби — это эффектно, но непрактично, ведь компания платит за каждый метр офисной площади, независимо от того, используется этот метр или пустует.

К тому же, в помещении со сложной геометрией компании требуется больше места для комфортного размещения сотрудников, чем в прямоугольном офисе.

Изучаем современные тенденции и выбираем лучшее

Главный тренд современного рынка офисной недвижимости — практичная универсальность. Офисное пространство должно легко подстраиваться под текущие запросы, не требуя финансовых и временных затрат со стороны пользователя.

Как обеспечить гибкость офисной площади:

• модульные конструкции вместо капитальных перегородок;

• установка инженерных систем (освещение, кондиционирование) с возможностью регулировки в зависимости от нагрузки и текущего назначения зоны;

• монтаж фальшпола на стойках — эти конструкции можно многократно вскрывать для проведения ремонта скрытых под ними инженерных сетей.

Одна из самых ярких и устойчивых тенденций в сфере обустройства офисов — внедрение инновационных цифровых решений. Интернет вещей (IoT), интегрированный в рабочее пространство, позволяет управлять офисными системами и процессами удалённо, через приложение на смартфоне.

Технологии «умного офиса» становятся всё более востребованными, поскольку повышают комфорт, оптимизируют бизнес-процессы и упрощают эксплуатацию помещения.

Составляем перечень всего важного

• Функциональная мебель, которую легко перемещать и трансформировать.

• Расходные материалы, необходимые для нормального выполнения ежедневных процессов.

• План зонирования, выбор дизайна, затраты на ремонт.

• Универсальные, адаптируемые инженерные системы. Экологические решения.

• Особенности цифровой архитектуры (программное обеспечение, необходимые системы, компьютеры, мультимедийное оборудование).

Fit-out: что это и как применить для адаптации офиса

Fit-out — комплексная услуга, которая включает работы по современной отделке коммерческих помещений, а также эффективной организации рабочего пространства (разработке грамотной планировки и зонирования).

Компании, предоставляющие услугу fit-out, выполняют весь спектр необходимых работ:

• разработка проекта и оригинальных дизайнерских решений;

• составление сметы;

• закупка необходимых материалов;

• демонтаж старых конструкций;

• замена инженерных систем;

• отделочные работы;

• привлечение специализированных подрядных организаций, контроль за соблюдением сроков и качеством их работы.

Услуга «фит-аут под ключ» востребована в силу своих преимуществ.

Во-первых, владелец офиса полностью избавлен от необходимости разрабатывать план, привлекать подрядчиков, контролировать этапы и процессы ремонта. Все работы выполняют профессионалы своего дела. Собственник может быть уверен, что получит именно тот результат, который прописан в договоре.

Во-вторых, профессиональное управление проектом реконструкции и отделки позволяет заказчику минимизировать различные риски, такие как затягивание сроков ремонта, возникновение непредусмотренных расходов, низкое качество выполненных работ и т. п.

Современная отделка офисного пространства

Как адаптация офисов влияет на развитие бизнеса

Комфортная рабочая среда повышает продуктивность и мотивацию сотрудников. Более того, современное и удобное рабочее пространство всё чаще становится основной причиной, благодаря которой хорошие сотрудники не поддаются «хедхантингу», а редкие и ценные специалисты охотнее откликаются на вакансии.

Однако решающее значение имеет повышение операционной устойчивости бизнеса, которое достигается за счёт высокой гибкости рабочих мест. 

Устойчивость и способность к адаптивности помогает компаниям успешно справляться с резкими изменениями рыночных тенденций, а также непредвиденными событиями экономического, социального или правового характера.