Осторожно! Скрытые затраты при аренде офиса

Структура затрат при аренде офиса складывается из многочисленных пунктов. Речь идёт о базовой ставке аренды, эксплуатационных расходах, НДС, оплате коммунальных услуг, депозите и авансе, отделке и дизайнерском проекте. Четкое понимание структуры затрат сделает вас сильными на переговорах и может дать преимущества при заключении договора.

Структура затрат на аренду

Прежде чем говорить о скрытых затратах, давайте посмотрим, из чего складываются основные платежи за аренду:

• Базовая ставка аренды;
• Эксплуатационные расходы;
• НДС;
• Коммунальные платежи.

Эта структура проста и понятна, чаще всего, арендаторы хорошо её видят и ориентируются исключительно на неё. Однако это далеко не все платежи, которые ждут вас в ближайшие месяцы до и после переезда.

Следует различать базовую ставку аренды и понятие арендных платежей в целом ('all in', 'всё включено'). При этом коммунальные услуги (электроэнергия, вода, отопление) – всегда за скобками 'all in'.

Ставка аренды = базовая ставка аренды + OPEX (операционные расходы) и эксплуатация + НДС

Правильнее будет структурировать платежи следующим образом:

1) платежи за пользование помещением:

• базовая ставка аренды;
• эксплуатационные расходы (контролируемые и неконтролируемые);
• оплата коммунальных услуг;
• депозит;
• аванс;
• НДС.

2) расходы на подготовку помещений:

• рассадка;
• дизайн-проект;
• отделочные/ремонтные работы;
• мебель.

Арендные платежи и коммунальные услуги: что нужно знать?

Арендные платежи выплачиваются ежеквартально либо ежемесячно. Это вопрос договорённостей либо существующих правил конкретного арендодателя. При этом для вас как для бизнеса (в особенности операционного) удобнее, если платежи производятся ежемесячно. Для собственника выгоднее, когда они ежеквартальные. Поэтому вам может быть интересно поднять этот вопрос на переговорах.

Коммунальные платежи не входят ни в базовую, ни в 'all-in' ставку аренды.

Чаще всего коммунальные платежи оплачиваются по фактическому потреблению в помещении. Но есть одно «но»: иногда они входят в эксплуатационные расходы, при этом электроэнергия всегда оплачивается только по факту. То, как это организовано, различается от здания к зданию, от собственника к собственнику. При этом собственник не имеет права продавать вам электроэнергию по завышенным тарифам: его цель компенсировать фактические суммы счетов от города. Здесь нет возможности маневра по ценам, однако, уделить внимание тому, за что и как вы платите – традиционно рекомендуют все специалисты.

Для того, чтобы разобраться, из чего состоят коммерческие условия от и до, нужно смотреть коммерческое предложение, которое вам делает собственник.

Коммерческое предложение выпускается предварительно договору аренды на этапе переговоров по коммерческим условиям: и содержит все показатели, относящиеся к аренде офиса, в том числе и структуре расходов.

Парковка: где искать скрытую стоимость?

Парковка, если она есть в принципе, различается следующим образом: паркинг либо подземный, либо наземный. Количество машиномест рассчитывается из кв. м. арендуемой площади. Коэффициент парковки, используемый для расчета, варьируется от здания к зданию. Арендовать парковку или нет, это всегда ваш выбор как арендатора.



Обычно в рамках менее загруженных районов – в бизнес-парках за МКАД или на МКАД, до ТТК – коэффициент парковки составит от 25 кв. м до 70 кв. м – это одно машиноместо на арендуемую площадь. Это даёт одно машиноместо на 25-70 кв. м. арендуемой площади. В районах с более активной бизнес-средой либо в историческом центре коэффициент может варьироваться из расчета одно место на 100 кв. м. - 300 кв. м.

Рассмотрим на примере: допустим, вы арендуете офис на 600 квадратных метров. Если ваш офис от МКАД до ТТК, вам смогут предложить от 8 до 24 машиномест, в зависимости от коэффициента. В центре города у вас будет 2-6машиномест на офис такого же размера.

Если критично наличие большого количества машиномест, следует смотреть за пределы МКАД, как минимум, за ТТК.

Затраты при переезде

Есть ряд затрат, которые нужно предусмотреть при переезде. Мы не берём в расчёт грузчиков, упаковку и машины, хотя эти затраты тоже обязательно будут. В нашем случае остановимся на расходах, связанных с подготовкой помещений к использованию, ведь чаще всего, даже если помещения уже с отделкой (новой или "за выездом" предыдущего арендатора), у вас будут свои пожелания к новому дому. Итак, на что нужно обратить внимание:

• Затраты на архитектора, который выполнит дизайн проект и тестовую рассадку в рамках вашего нового офисного помещения;
• Отделочные/ремонтные работы в случае аренды офиса в состоянии бетон (shell and core);
• Косметические работы в случае аренды помещения в состоянии «как есть», также это называется «за выездом» предыдущего арендатора. Под этим подразумевается отделка внутри помещений. Обратите внимание, что, если планировка вас вполне устраивает и глобально ничего менять не нужно, то «косметику» можно возложить на собственника.

Последние два пункта могут совмещаться: отделочные и косметические работы. Это возможно в том случае, когда необходимо в состоянии «как есть» переносить перегородки, менять офисное пространство.

Единовременные платежи при переезде

Отдельно нужно проговорить аспект единовременных платежей, которые неизбежны при переезде. Не каждый арендатор, который переезжает в новый офис, понимает, что при переезде у него будут серьезные затраты по следующим пунктам:

1. Депозит в размере 2-3 месяцев, который сохраняется на протяжении всей аренды и является гарантией исполнения обязательств по оплате арендных платежей, соблюдения правил пользования помещениями и условий договора.
2. Отделочные работы, о которых мы упомянули выше. Эти работы опционально могут быть выполнены собственником. Авансовый платеж, размер которого определяется на этапе переговоров, может исчисляться в размере от месяца до трех месяцев аренды. Аванс может быть больше, когда отделочные/ремонтные работы выполняет арендодатель. В этом случае средства на отделочные работы арендодатель частично берет из аванса. Кроме того, аванс - это дополнительная гарантия того, что арендатор не расторгнет договор и всё-таки заедет в помещение, так как собственник вкладывает серьезные средства в отделку помещений под конкретного арендатора.

Таким образом, единовременные платежи могут состоять от 3 до 12-15 месяцев аренды. Конечно, авансовая часть означает, что в дальнейшем вы не платите арендную плату в течение некоторого времени (соответственно размеру аванса). Но взять эти деньги из оборота бизнеса для самого бизнеса в моменте может быть весьма непросто.

Из чего состоят депозит и аванс?

Депозит состоит из суммы арендной платы, которая включает в себя базовую ставку, OPEX и НДС, а также стоимость парковочных мест. Также депозит может индексироваться на протяжении всего срока аренды, чтобы всегда соответствовать ставке аренды, которую платит арендатор в определённом момент времени: в этом случае вы ежегодно пополняете депозит.
Аванс также может состоять из OPEX, ставки аренды и НДС. При заключении договора аренды арендатор обязан оплатить депозит и аванс, чтобы обеспечить изначальное исполнение договора. Это значит, что договор вступает в силу не только с момента его подписания, но и с момента зачисления средств на счет собственника.

Авансовый платёж засчитывается за первые месяцы аренды: допустим, вы заплатили за 9 месяцев, затем в последующие 9 месяцев вы не платите арендную плату.

Хотите, чтобы структуру платежей контролировал для вас профессионал? Воспользуйтесь услугами консультанта по подбору офиса. Это бесплатно. - Да, помогите мне, пожалуйста.