Коворкинг: тонкости работы и способы оптимизации расходов

В широком смысле термином «coworking», который дословно переводится как «сотрудничество», называют особый подход к организации рабочего процесса, когда отдельные специалисты или проектные команды трудятся над своими собственными задачами в одном офисе.

В современном понимании под «коворкингом» обычно подразумевают гибкое рабочее пространство, коллективный офис, в котором, собственно, и реализовываются принципы эффективной организации труда.

Новая концепция рабочего пространства

Коворкинг это офисное пространство, где каждый специалист может найти для себя временное или постоянное рабочее место. Здесь есть организованные рабочие зоны с мебелью и оргтехникой, доступ к сети интернет, конференц-залы и переговорные комнаты. 

Набор дополнительных опций может включать:

• наличие мини-маркета, кафе (кухни), спортзала, камер хранения для личных вещей;
• конференц-залы, комнаты для совещаний и телефонных переговоров с проекторами, досками для демонстраций, мультимедийным оборудованием;
• площадки для проведения тренингов, лекций и других мероприятий;
• кастомизацию помещений под запросы клиента;
• оформление разовых пропусков для посетителей (клиентов, партнёров);
• возможность бесплатно получать необходимый инвентарь и расходные материалы, например, канцелярские принадлежности;
• техподдержку, оказание почтово-секретарских, курьерских, других сервисных услуг;
• право оформления юридического адреса.

Концепция офиса «без рамок» появилась в России более 15 лет назад и быстро стала популярной в крупных городах. Практика показала, что демократичная атмосфера, а также отсутствие жёстко закреплённых за сотрудниками рабочих мест благотворно влияют на продуктивность отдельных специалистов и целых команд.

Несколько лет назад коворкинг считался чем-то средним между полноценным офисом и удалённой работой дома, был востребован прежде всего среди фрилансеров. Сегодня даже крупные компании зачастую предпочитают размещать штаты в коворкинг-центрах. Тем более, что снять коворкинг в Москве совсем не сложно: в столице есть более трёхсот гибких пространств на любой вкус — просторные и компактные, общие и специализированные, с минимальным или расширенным сервисом. Полную информацию об аренде и продаже московских коворкингов можно найти в базе актуальных предложений сервиса Office Navigator.

Особенности работы в коворкинге

Коворкинг-пространства отличаются своеобразными принципами организации рабочего процесса. Выстраивание взаимодействия между сотрудниками тоже имеет свои особенности.

Арендуя классический офисный блок, владелец или руководитель единолично решает, как зонировать пространство, каким образом разместить сотрудников. Раз и навсегда закреплённая схема диктует особенности внутреннего распорядка. Например, начальство не одобряет сотрудников, которые слишком часто покидают рабочую зону офиса, даже если эти отлучки обоснованы производственной необходимостью. Кроме того, обстановка офиса способствует установлению чёткой иерархии. Руководитель может в любой момент подойти к любому сотруднику, прервать его работу вопросом или замечанием. А вот линейному персоналу непросто войти к начальству: отдельный кабинет визуально и психологически подчёркивает обособленность администрации.

В коллективных офисах всё наоборот — здесь царит атмосфера студенческого кампуса. Невозможно заставить работников сидеть на одном месте, сосредоточенно уткнувшись в монитор: офисное пространство изначально обустроено таким образом, чтобы каждый сотрудник мог свободно перемещаться и выбирать наиболее удобные локации.

• Рабочие места в коворкингах обычно равноценны, то есть, сотрудник занимает любой свободный стол. Но, если речь идёт о размещении большого штата, договор аренды может предусматривать выделение закреплённых мест. Это компромиссное решение: значительную часть времени сотрудник проводит за своим столом, на виду у руководства, но при этом сохраняет возможность пользоваться общими помещениями по мере необходимости.

• В коворкингах высокого класса есть системы контроля доступа, то есть, работодатель может вести учёт фактического времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Если гибкий офис оборудован умными системами управления, руководство получает возможность контролировать деятельность сотрудников в течение рабочего дня: отслеживать перемещения, фиксировать нарушения корпоративных правил.

Система «коворкинг» предполагает наличие внутренней культуры и некоторых правил взаимодействия, но общение между участниками всё же остаётся более свободным, чем это принято в классических офисах. 

Неформальная обстановка способствует продуктивному общению, выстраиванию прочных горизонтальных и вертикальных связей внутри коллектива. Юрист может работать рядом с программистом, сметчик располагается за одним столом с дизайнером, маркетолог и SMM-специалист обсуждают рекламную кампанию за чашкой кофе в зоне отдыха. Менеджер глубже вникает в проблемы линейного персонала, рядовые сотрудники понимают, что руководитель — не злой надсмотрщик, а такой же сотрудник, со своим кругом задач и ответственности.

Важно отметить, что все заботы по обслуживанию гибкого пространства и удовлетворению потребностей сотрудников ложатся на плечи владельца объекта. Следовательно, руководители компании избавляются от ежедневных рутинных задач и могут посвятить освободившееся время развитию бизнеса.

Способы оптимизации расходов в коворкинге

Выбирая совместный офис, собственник значительно сокращает расходы на персонал.

Во-первых, коворкинг-пространства позволяют предпринимателям экономить на арендных затратах: работодатель платит не за площадь, а за право сотрудников находиться в коллективном офисе и пользоваться всеми помещениями, оборудованием, сервисами.

Во-вторых, в стоимость аренды уже входит оплата коммунальных услуг, клининга, охраны, ремонта бытовой и офисной техники.

В-третьих, у арендатора есть возможность оптимизировать затраты на аренду путём грамотного выбора тарифа и режима использования общественных пространств.

Сроки аренды и количество мест

Коворкинг-центры предлагают гибкие условия аренды. Предприниматель вправе выбрать удобный срок договора: в сегменте офисов сроки измеряются годами, а рабочие места можно снимать на несколько недель или месяцев.

Компания получает свободу оперативного планирования: если в обозримом будущем штат сокращается или увеличивается, то при перезаключении договора количество арендованных рабочих мест меняется соответствующим образом. Нет необходимости платить за ненужные метры или тратить время на поиски помещения побольше.

Тариф

Выбор тарифа зависит от индивидуальных потребностей компании.

Некоторые предприниматели предпочитают арендовать коворкинг-центры для размещения внештатных сотрудников или проектных групп. При этом складывается такая ситуация, что коллективный офис нужен часто, но на непродолжительное время. В подобных случаях имеет смысл оплачивать только фактическое время нахождения сотрудников в коворкинге.

Следует учитывать распространённое в секторе коворкинг-пространств правило: чем выше тариф, тем больше бонусов к нему прилагается. В список могут входить бесплатные парковочные места, право работать в разных объектах сети по единому абонементу, скидки на дополнительные услуги.

Общие пространства

Стараясь повысить свою привлекательность в глазах арендаторов, многие коворкинг-центры предоставляют возможность два-три часа в день бесплатно пользоваться переговорными комнатами и телефонными капсулами. Это хорошее предложение для фрилансера, но для крупной компании пара часов — скорее приятный бонус, чем полноценное закрытие потребности.

Стоимость конференц-зала или переговорной зависит от вместительности комнаты (если в коворкинге есть несколько помещений, то более просторные обойдутся дороже). Использование проекторов, аудиосистем и другой техники зачастую выносится в отдельную графу. Например, если команда бронирует конференц-зал ценой 3200 руб/час, но не пользуется размещённым там оборудованием, час аренды обойдётся примерно в 2500 рублей.

Как сократить расходы:

• Определите свои потребности. Какого формата мероприятие вы намерены провести? Сколько человек приглашены на встречу? Какое оборудование вам понадобится, а без чего можно обойтись?

• Грамотно выбирайте время. Стоимость аренды конференц-зала может варьироваться в зависимости от времени суток или дня недели. Если характер мероприятия позволяет, можно выбрать наименее популярное время для брони переговорной комнаты или творческой площадки.

• Объединяйтесь с другими участниками. Атмосфера нетворкинга, царящая в гибких офисах, способствует расширению сети деловых связей, укреплению партнёрских отношений. Сотрудничество — действенный способ экономии на оплате общественных пространств.

Для некоторых встреч, которые не требуют приватности, можно использовать громкие или тихие зоны коворкинга, в соответствии с характером беседы и количеством участников.

Преимущества и недостатки работы в коворкинге

Резюмируя, отметим ряд достоинств гибких рабочих пространств. Это комфортные условия труда, акцент на нетворкинг, разумная стоимость и гибкие условия аренды.

Из минусов работы в совместных офисах можно назвать несколько факторов:

• отсутствие жёсткой дисциплины — повышенный шум, присутствие большого числа людей, каждый из которых занят своими собственными задачами, постоянная ротация пользователей;

• некоторые коворкинги предлагают только динамичные (незакреплённые) рабочие места, что не всегда удобно;

• многим специалистам приходится носить на работу личные ноутбуки: даже если гибкий офис оборудует рабочие места компьютерами, на них может не оказаться специфических программ. 

В целом большинство представителей бизнес-среды сходятся во мнении, что концепция coworking — это не мода, а принципиально новый уровень организации офисного пространства, открывающий большие возможности перед предпринимателями любого уровня.

Выбор офиса:

Офисы в аренду в БЦ Сады Пекина

Офисы в аренду в БЦ Новорязанская ул., 8

Офисы в аренду в БЦ Зубовский б-р, 17