Топ-5 ошибок при выборе офиса: как их избежать

Столичный рынок предлагает огромный выбор качественных офисных помещений для бизнеса любого масштаба. Здесь есть офисы всех категорий и площадей, от маленьких кабинетов на двух-трёх человек до целых этажей и зданий. Можно выбрать как специализированный бизнес-центр с определённым комьюнити, так и помещение на территории жилого комплекса. Также у столичных компаний есть возможность арендовать историческое здание, которое придаёт компании особый статус.

Если вы планируете впервые арендовать офис или задумываетесь о том, что пора выбрать для своей компании новое, более подходящее помещение, значит, этот материал подготовлен специально для вас. Рассказываем о наиболее частых ошибках выбора офиса, которые совершают не только новички, но и опытные предприниматели.

Значение правильного выбора офиса для бизнеса

Главный ресурс успешного бизнеса — люди: сотрудники, партнёры, клиенты. Поэтому при выборе офиса не стоит экономить и принимать поспешные решения.

Сотрудникам важно, чтобы помещение было удобным, комфортным и функциональным. Условия труда напрямую влияют на продуктивность, мотивированность, стрессоустойчивость специалистов.

Грамотно организованное офисное пространство с хорошим дизайном работает на репутацию бизнеса. Потенциальные клиенты оценивают компанию по «внешнему виду». Современный удобный офис помогает сформировать благоприятное впечатление, повысить удовлетворённость клиентов и повысить их лояльность к продуктам компании.

Общие проблемы, с которыми сталкиваются компании при выборе офиса

Поиск оптимального варианта — непростой и зачастую долгий процесс: аренда офиса в Москве требует тщательного анализа рынка по ключевым показателям (расположение, инфраструктура, диапазон арендных ставок). Кроме того, необходимо изучать каждый из предложенных объектов: сравнивать технические характеристики и условия аренды, выявлять важные для компании преимущества, прогнозировать изменения и оценивать риски.

Здесь же следует упомянуть одну из главных проблем начинающих компаний — необъективная оценка своих финансовых возможностей. Перед тем, как составлять список требований к будущему офису, необходимо ответить на ключевые вопросы:

• «На какой срок мы планируем арендовать помещение: несколько месяцев или лет?»

• «Есть ли у нас возможность заложить в бюджет регулярные и длительные расходы на аренду? Какая ставка является для нас максимальной? Офис какого качества мы можем получить за эти деньги?»

• «Готовы ли мы закладывать в бюджет затраты на ремонт и обслуживание, закупку мебели, офисной техники?» Если нет, то имеет смысл рассмотреть вариант размещения компании в коворкинге с выгодными условиями аренды.

Многие предприниматели уверены, что услуги брокеров при поиске офиса не нужны. Действительно, можно искать помещение самостоятельно, через многочисленные сайты и базы недвижимости. Но в этом случае приготовьтесь просматривать тысячи примерно одинаковых объявлений и совершать сотни звонков. А также помните, что у любого объекта есть недостатки и слабые стороны, о которых вам могут и не рассказать до тех пор, пока не будет заключён договор аренды.

Офисное помещение

Ошибка №1: Неправильная оценка требуемого пространства

Неверное определение необходимой площади приводит к целому ряду проблем:

• Теснота, захламленность пространства, нехватка пространства для организации комфортных рабочих мест.

• Переплата за пустые, ненужные арендатору квадратные метры, а также увеличение счетов за коммунальные услуги.

Чтобы избежать этой ошибки, необходимо провести тщательный анализ потребностей компании и составить прогноз на ближайшее будущее. Подумайте, сколько сотрудников будет в вашей компании через год? Какими темпами будет развиваться организация, понадобятся ли вам дополнительные рабочие места или, наоборот, возможно сокращение штата?

Следует также учесть планировку и особенности рабочих мест, необходимость в дополнительных помещениях (переговорные комнаты, конференц-зал, зона отдыха).

Выбирая аренду изолированного блока, подсчитайте сумму переплат за лишние квадратные метры: отдельный вход, санитарный узел, коридора и других площадей, которые могли бы быть бесплатными. 

Ошибка №2: Игнорирование расположения и доступности

Местоположение и доступность — важные факторы успеха компании. Известно, что при переезде многие организации теряют до 30% сотрудников, а нередко и значительную долю клиентской базы.

Хорошая транспортная доступность и насыщенная инфраструктура особенно важны для компаний, чья деятельность зависит от клиентского потока или постоянного присутствия сотрудников на рабочих местах. Не стоит экономить, выбирая офис в удалённом от метро районе или в неудобно расположенном здании без парковки. Лучше тщательно изучить местный рынок: наверняка в выбранном вами районе найдутся объекты с подходящими условиями и высокой проходимостью.

Не забывайте, что удобство и престижность локации дают компании важные конкурентные преимущества. Офис, расположенный в одном из оживлённых деловых центров столицы, обеспечивает надёжную репутацию, помогает обзаводиться перспективными бизнес-знакомствами, выстраивать клиентскую базу.

Ошибка №3: Недостаточное внимание к условиям аренды офиса

Сделки в сфере аренды коммерческой недвижимости — сложный и ответственный процесс, связанный с высокой степенью финансовых рисков. Самостоятельное согласование условий при отсутствии опыта договорных отношений приводит к серьёзным дополнительным расходам и репутационным потерям.

Чек-лист: на что обратить внимание при изучении арендного договора:

• срок аренды, возможность продления или расторжения договора без штрафов со стороны арендодателя;

• возможность увеличить или уменьшить арендуемую площадь при необходимости;

• условия расчёта и изменения арендной ставки;

• включение в стоимость аренды НДС, расходов на обслуживание и сервис, других затрат, связанных с офисным помещением;

• наличие дисконта, арендных каникул, других бонусов, важных именно для вашего бизнеса.

Профессиональное юридическое сопровождение — гарантия прозрачности сделки и достижения оптимальных условий договора аренды.

Ошибка №4: Пренебрежение техническим состоянием здания

При аренде офиса многие предприниматели сосредотачиваются на таких аспектах, как расположение, площадь, внешний вид помещения (здания). Однако они часто забывают о том, что необходимо убедиться в исправности инженерных систем, от которых зависит комфорт и безопасность людей:

• водоснабжение и отопление;

• система вентиляции и кондиционирования;

• системы пожарной сигнализации и пожаротушения;

• видеонаблюдение и контроль за посещениями.

Пренебрежение техническим состоянием помещения может привести не только к неудобствам, но и к снижению работоспособности сотрудников. Кроме того, это может повлечь за собой дополнительные расходы на ремонт и замену вышедших из строя систем. Поэтому перед заключением договора необходимо тщательно проверить технические характеристики помещения, чтобы обеспечить комфортные и безопасные условия работы.

Что касается строительных норм и ресурсоснабжающих инженерных систем, то многие из серьёзных компаний отдают предпочтение «зелёным» офисам, спроектированным в соответствии с международными экологическими стандартами. «Зелёные» технологии обеспечивают бизнесу массу преимуществ:

• экономия за счёт снижения потребления воды, электроэнергии, тепла;

• повышенный комфорт помещения, здоровые условия труда;

• улучшение имиджа (компании, которые заботятся об экологии и жизни общества, всегда получают повышенный «кредит доверия»).

Современный офис

Ошибка №5: Игнорирование имиджа и бренда компании

Готовый офис с ремонтом и мебелью, которые остались от предыдущего арендатора, может показаться оптимальным решением: заезжай хоть сейчас и тратиться на обустройство не нужно. Однако это решение, выгодное на первый взгляд, в перспективе может оказаться серьёзной ошибкой — офисное пространство было адаптировано под чужой бизнес, чьи задачи, потребности, корпоративные ценности не имеют ничего общего с вашими.

Если вам нужен офис, в котором можно начинать работу сразу после заключения договора, выбирайте помещения с готовой отделкой, оборудованные конкретно под вашу сферу деятельности. Однако учитывайте, что в этом случае офис не будет выполнять представительские функции. Типовое помещение не обеспечивает узнаваемость бренда. Лучше всего выбрать подходящий по ключевым характеристикам объект и обустроить его под свои нужды.

Поиск и организация рабочего пространства — трудоёмкая задача, которая требует опыта и понимания множества нюансов. Но вы всегда можете доверить решение этих проблем команде профессионалов OFFICE NAVIGATOR. Мы предоставляем полный спектр услуг, связанных с офисной недвижимостью:

• подбор объектов и организация показов;

• участие в заключении сделки;

• консультации по оптимальному использованию рабочего пространства;

• ремонт «под ключ» по индивидуальному дизайн-проекту;

• техническое и сервисное обслуживание офиса.

Выбор офиса:

Офисы в аренду в БЦ Novotel

Офисы в аренду в БЦ «JAZZ»

Офисы в аренду в БЦ Вега

Офисы в аренду в БЦ Крылья