Цифровой офис: автоматизация и рабочие места

Современный офис

Подход к организации рабочих процессов стремительно меняется, удалённая работа и гибкие графики становятся всё более популярными. Сегодня офисы Москвы и других крупных городов выглядят иначе, чем несколько лет назад. 

Концепция внутренней офисной архитектуры обновляется в соответствии с запросами пользователей. Формат кабинетов и даже Open Space уже не так популярны, как гибкие офисы. Индивидуальные рабочие места уступают место гибридным пространствам, где каждый сотрудник в течение дня может выбирать удобную для работы локацию: переговорную комнату, лаундж-зону, помещение для коллабораций. Компаниям всё реже нужны просторные конференц-залы, арендаторы отдают предпочтение трансформирующимся залам, в которых можно устроить несколько помещений с необходимым оборудованием и телекоммуникациями.

Современный офис

Коммуникации всё чаще играют ведущую роль в работе офисных сотрудников. Для качественного выполнения бизнес-процессов цифровой «контур» должен быть гармонично встроен в архитектурную «основу». Лучше всего с подобными задачами справляются унифицированные коммуникации, включающие интеграцию личных устройств сотрудников в общее информационное пространство компании.

Процессы управления зданием, включая работу инженерных систем и обработку заявок от арендаторов, также автоматизируются.

Основные преимущества автоматизации в офисе

• Повышение производительности труда и эффективности бизнес-процессов. Никто не забывает передавать информацию или задачи следующему «звену», взаимодействие между сотрудниками упрощено, сформирована единая система обработки и хранения данных.
• Ускорение принятия управленческих решений благодаря своевременному получению детальной информации о различных направлениях деятельности компании.
• Исключение злоупотреблений, нарушения правил, халатности, снижение риска непреднамеренных ошибок.
• Экономия времени, а значит, и денег. Автоматизация позволяет осуществлять многие процессы без участия человека, большие штаты становятся не нужны. Кроме того, цифровизация бизнес-процессов сокращает затраты на расходные материалы для делопроизводства.
• Повышение результативности труда: избавившись от рутинных задач, сотрудники могут сосредоточить усилия на более ценной работе.
• Создание единого коммуникационного поля: интеграция в систему любых типов коммуникации, от электронной почты до видеозвонков и бизнес-приложений. Благодаря персонализации контента каждый сотрудник получает доступ только к нужным данным.
• Безопасность. Разграничение прав доступа и возможность мониторинга действий пользователей, а также многофакторная аутентификация надёжно защищают корпоративную информацию.

Какие задачи можно автоматизировать в цифровом офисе

Цифровым алгоритмам можно «доверить» любой бизнес-процесс. Проще всего оцифровываются типовые операции, специалисты рекомендуют начинать автоматизацию именно с них. Практически для каждого типового бизнес-процесса уже разработаны эффективные технологии, которые легко внедряются усилиями небольшой команды.

Электронный документооборот

Системами автоматизации документооборота (СЭД) сегодня пользуются компании самого разного масштаба. СЭД-системы позволяют создавать и хранить договоры, платежи, акты, приказы. Устанавливается прозрачный процесс редактирования, согласования, исполнения. Контроль таких процессов, как решение текущих задач и реализация крупных проектов, становится намного проще. И всё это — с минимальным участием человека.

Проекты, планы, графики переносятся на цифровые носители, это помогает существенно сэкономить расходы на печать, бумагу, папки и скоросшиватели, а также электричество. Громоздкие стеллажи для хранения текущей документации становятся ненужными, исчезает потребность в дополнительных офисных площадях.

На замену бумажным флипчартам пришли современные дисплеи с функцией защиты глаз, которые позволяют смотреть на изображения без усталости на протяжении всего рабочего дня. Цифровые носители экономят не только бюджет, но и рабочее время: гораздо проще разослать коллегам файл, чем передавать бумажные копии.

Переход на цифровые носители создаёт единую базу делопроизводства, повышает уровень защиты внутрикорпоративной информации, улучшает производительность труда.

Современное офисное помещение в БЦ

Учёт рабочего времени

Автоматизированные системы позволяют:

• оперативно собирать статистические данные о сотрудниках организации;
• проводить анализ поведения персонала на рабочем месте (какими программами пользуются, сколько времени тратят на перерывы);
• осуществлять учёт работы удалённых работников;
• систематизировать и анализировать полученные результаты.

Большинство специализированных программ можно адаптировать под нужды конкретной организации. Управление ПО не требует специальных навыков: значительная часть отчётов формируется и загружается в программу автоматически. 

CRM и управление клиентской базой

Приветственные сообщения в мессенджерах читают примерно четыре человека из пяти. А электронные письма — всего один-два человека. На телефонные звонки отвечают ещё реже. Тем не менее любая организация использует все доступные способы связи с клиентами. Легко запутаться, если покупатель сначала заполняет форму обратной связи, потом пишет в чат или звонит. Менеджеру необходимо заново уточнять информацию, тратить время, а это раздражает собеседника.

CRM-система собирает все каналы коммуникации с клиентами в одно окно, в котором можно вести прозрачный учёт сделок и не терять заказы.

Когда каждый менеджер ведёт статистику в своём личном блокноте, данные могут запутаться или потеряться. CRM позволяет формировать карточки сделок, в которых отображается вся история взаимодействия с каждым клиентом. Информацию в карточку вносят все задействованные в сделке сотрудники.

Если кто-то заболел или уволился, не успев передать своих клиентов коллегам, данные не пропадут, а сделка не сорвётся. Кроме того, имея полную информацию о клиенте, менеджер составляет письма с конкретной информацией или вопросом. На персональные обращения клиенты откликаются в несколько раз активнее, чем на «спам».

Видеоконференции и онлайн-встречи

Видеоконференцсвязь (ВКС) — незаменимый инструмент современного бизнеса. ВКС намного эффективнее других способов коммуникации, поскольку создаёт эффект присутствия и практически избавляет от необходимости личных встреч.

Преимущества онлайн-встреч:

• экономия времени и командировочных расходов;
• обеспечение мобильности — организовать онлайн-встречу можно буквально на ходу, в любое время, в любом месте;
• регулирование количества участников — при желании можно организовать трансляцию для тысяч пользователей;
• качественное взаимодействие — возможность видеть собеседника позволяет установить эмоциональный контакт, а также иллюстрировать беседу графиками, отчётами, другими подготовленными заранее файлами.

Современные системы ВКС обеспечивают надёжную защиту персональных данных и передаваемой информации.

Гибкие офисы - авангард цифровизации

Гибкие рабочие места — самый востребованный тренд рынка офисной недвижимости. Их популярность обусловлена значительными преимуществами для арендатора: собственные помещения в пространстве с общей инфраструктурой, возможность быстро изменить занимаемую площадь, аутсорсинг жизнеобеспечения офиса и поддерживающих функций.

Необходимость гибкого подхода к потребностям арендаторов стимулирует владельцев бизнес-центров внимательно следить за инновациями на рынке офисных цифровых услуг. Главное преимущество сервисного офиса — возможность оперативно организовать пространство под задачи конкретной компании-арендатора, а в современном мире это невозможно без применения новейших технологий.

Пример таких технологий — платформа для взаимодействия по вопросам обслуживания. Для каждого арендатора заводится один счёт, пользователь управляет пакетом услуг по принципу «единого окна»: оплачивает сервисное обслуживание, общается с управляющей компанией по всем возникающим вопросам и т. д.

Офис в бизнес-центре

Перспективы цифровых офисов

Современное рабочее пространство представляет собой многоплановый комплексный проект, в котором архитектура и дизайн мастерски увязаны с инженерными элементами, системами безопасности, информационными технологиями. 

Применение систем автоматизации управления офисом и бизнес-процессами позволяет создавать цифровые инструменты, одинаково удобные как для арендаторов, так и для управляющих компаний. А это значит, что будущее за цифровизацией. Привычная концепция офисов стремительно меняется во всём мире, и в выигрыше окажется тот, кто будет успевать за этими изменениями.

Выбор офиса:

Офисы в аренду в БЦ Taller Loft

Офисы в аренду в БЦ Башня Федерация Восток

Офисы в аренду в БЦ Лунар