Цифровой офис: автоматизация и рабочие места

Современный офис

Подход к организации рабочих процессов стремительно меняется, удалённая работа и гибкие графики становятся всё более популярными. Сегодня офисы Москвы и других крупных городов выглядят иначе, чем несколько лет назад. 

Концепция внутренней офисной архитектуры обновляется в соответствии с запросами пользователей. Формат кабинетов и даже Open Space уже не так популярны, как гибкие офисы. Индивидуальные рабочие места уступают место гибридным пространствам, где каждый сотрудник в течение дня может выбирать удобную для работы локацию: переговорную комнату, лаундж-зону, помещение для коллабораций. Компаниям всё реже нужны просторные конференц-залы, арендаторы отдают предпочтение трансформирующимся залам, в которых можно устроить несколько помещений с необходимым оборудованием и телекоммуникациями.

Коммуникации всё чаще играют ведущую роль в работе офисных сотрудников. Для качественного выполнения бизнес-процессов цифровой «контур» должен быть гармонично встроен в архитектурную «основу». Лучше всего с подобными задачами справляются унифицированные коммуникации, включающие интеграцию личных устройств сотрудников в общее информационное пространство компании.

Процессы управления зданием, включая работу инженерных систем и обработку заявок от арендаторов, также автоматизируются.

Основные преимущества автоматизации в офисе

• Повышение производительности труда и эффективности бизнес-процессов. Никто не забывает передавать информацию или задачи следующему «звену», взаимодействие между сотрудниками упрощено, сформирована единая система обработки и хранения данных.
• Ускорение принятия управленческих решений благодаря своевременному получению детальной информации о различных направлениях деятельности компании.
• Исключение злоупотреблений, нарушения правил, халатности, снижение риска непреднамеренных ошибок.
• Экономия времени, а значит, и денег. Автоматизация позволяет осуществлять многие процессы без участия человека, большие штаты становятся не нужны. Кроме того, цифровизация бизнес-процессов сокращает затраты на расходные материалы для делопроизводства.
• Повышение результативности труда: избавившись от рутинных задач, сотрудники могут сосредоточить усилия на более ценной работе.
• Создание единого коммуникационного поля: интеграция в систему любых типов коммуникации, от электронной почты до видеозвонков и бизнес-приложений. Благодаря персонализации контента каждый сотрудник получает доступ только к нужным данным.
• Безопасность. Разграничение прав доступа и возможность мониторинга действий пользователей, а также многофакторная аутентификация надёжно защищают корпоративную информацию.

Какие задачи можно автоматизировать в цифровом офисе

Цифровым алгоритмам можно «доверить» любой бизнес-процесс. Проще всего оцифровываются типовые операции, специалисты рекомендуют начинать автоматизацию именно с них. Практически для каждого типового бизнес-процесса уже разработаны эффективные технологии, которые легко внедряются усилиями небольшой команды.

Электронный документооборот

Системами автоматизации документооборота (СЭД) сегодня пользуются компании самого разного масштаба. СЭД-системы позволяют создавать и хранить договоры, платежи, акты, приказы. Устанавливается прозрачный процесс редактирования, согласования, исполнения. Контроль таких процессов, как решение текущих задач и реализация крупных проектов, становится намного проще. И всё это — с минимальным участием человека.

Проекты, планы, графики переносятся на цифровые носители, это помогает существенно сэкономить расходы на печать, бумагу, папки и скоросшиватели, а также электричество. Громоздкие стеллажи для хранения текущей документации становятся ненужными, исчезает потребность в дополнительных офисных площадях.

На замену бумажным флипчартам пришли современные дисплеи с функцией защиты глаз, которые позволяют смотреть на изображения без усталости на протяжении всего рабочего дня. Цифровые носители экономят не только бюджет, но и рабочее время: гораздо проще разослать коллегам файл, чем передавать бумажные копии.

Переход на цифровые носители создаёт единую базу делопроизводства, повышает уровень защиты внутрикорпоративной информации, улучшает производительность труда.

Учёт рабочего времени

Автоматизированные системы позволяют:

• оперативно собирать статистические данные о сотрудниках организации;
• проводить анализ поведения персонала на рабочем месте (какими программами пользуются, сколько времени тратят на перерывы);
• осуществлять учёт работы удалённых работников;
• систематизировать и анализировать полученные результаты.

Большинство специализированных программ можно адаптировать под нужды конкретной организации. Управление ПО не требует специальных навыков: значительная часть отчётов формируется и загружается в программу автоматически. 

CRM и управление клиентской базой

Приветственные сообщения в мессенджерах читают примерно четыре человека из пяти. А электронные письма — всего один-два человека. На телефонные звонки отвечают ещё реже. Тем не менее любая организация использует все доступные способы связи с клиентами. Легко запутаться, если покупатель сначала заполняет форму обратной связи, потом пишет в чат или звонит. Менеджеру необходимо заново уточнять информацию, тратить время, а это раздражает собеседника.

CRM-система собирает все каналы коммуникации с клиентами в одно окно, в котором можно вести прозрачный учёт сделок и не терять заказы.

Когда каждый менеджер ведёт статистику в своём личном блокноте, данные могут запутаться или потеряться. CRM позволяет формировать карточки сделок, в которых отображается вся история взаимодействия с каждым клиентом. Информацию в карточку вносят все задействованные в сделке сотрудники.

Если кто-то заболел или уволился, не успев передать своих клиентов коллегам, данные не пропадут, а сделка не сорвётся. Кроме того, имея полную информацию о клиенте, менеджер составляет письма с конкретной информацией или вопросом. На персональные обращения клиенты откликаются в несколько раз активнее, чем на «спам».

Видеоконференции и онлайн-встречи

Видеоконференцсвязь (ВКС) — незаменимый инструмент современного бизнеса. ВКС намного эффективнее других способов коммуникации, поскольку создаёт эффект присутствия и практически избавляет от необходимости личных встреч.

Преимущества онлайн-встреч:

• экономия времени и командировочных расходов;
• обеспечение мобильности — организовать онлайн-встречу можно буквально на ходу, в любое время, в любом месте;
• регулирование количества участников — при желании можно организовать трансляцию для тысяч пользователей;
• качественное взаимодействие — возможность видеть собеседника позволяет установить эмоциональный контакт, а также иллюстрировать беседу графиками, отчётами, другими подготовленными заранее файлами.

Современные системы ВКС обеспечивают надёжную защиту персональных данных и передаваемой информации.

Гибкие офисы - авангард цифровизации

Гибкие рабочие места — самый востребованный тренд рынка офисной недвижимости. Их популярность обусловлена значительными преимуществами для арендатора: собственные помещения в пространстве с общей инфраструктурой, возможность быстро изменить занимаемую площадь, аутсорсинг жизнеобеспечения офиса и поддерживающих функций.

Необходимость гибкого подхода к потребностям арендаторов стимулирует владельцев бизнес-центров внимательно следить за инновациями на рынке офисных цифровых услуг. Главное преимущество сервисного офиса — возможность оперативно организовать пространство под задачи конкретной компании-арендатора, а в современном мире это невозможно без применения новейших технологий.

Пример таких технологий — платформа для взаимодействия по вопросам обслуживания. Для каждого арендатора заводится один счёт, пользователь управляет пакетом услуг по принципу «единого окна»: оплачивает сервисное обслуживание, общается с управляющей компанией по всем возникающим вопросам и т. д.

Перспективы цифровых офисов

Современное рабочее пространство представляет собой многоплановый комплексный проект, в котором архитектура и дизайн мастерски увязаны с инженерными элементами, системами безопасности, информационными технологиями. 

Применение систем автоматизации управления офисом и бизнес-процессами позволяет создавать цифровые инструменты, одинаково удобные как для арендаторов, так и для управляющих компаний. А это значит, что будущее за цифровизацией. Привычная концепция офисов стремительно меняется во всём мире, и в выигрыше окажется тот, кто будет успевать за этими изменениями.

Выбор офиса:

Офисы в аренду в БЦ Taller Loft

Офисы в аренду в БЦ Башня Федерация Восток

Офисы в аренду в БЦ Лунар