Умные системы в современных офисах: особенности внедрения и эксплуатации

Умный офис может управлять любыми инженерными системами и производственными процессами: от освещения до мультимедийного оборудования, от бронирования переговорных до оформления хозяйственных заявок.
Единая интеллектуальная сеть управления создаёт оптимальные условия для продуктивного труда, поскольку автоматизирует многие рутинные операции. Эксперты отмечают, что использование умных технологий сокращает затраты на эксплуатацию помещения на 20–50%.

Основные виды умных офисных систем

Современные smart-системы невероятно разнообразны. Некоторые из них включают сотни устройств и элементов, взаимодействуют не только с человеком, но и друг с другом. Другие имеют узкий функционал, например, учёт рабочего времени сотрудников.

Системы интеллектуального управления можно собирать из деталей как конструктор: в каждом конкретном случае функционал «умного офиса» определяется особенностями офисного помещения, потребностями компании и пожеланиями заказчика.

Системы управления зданиями

Автоматизированная система управления рабочим пространством представляет собой комплексное решение, которое учитывает каждый этап работы здания:

Сбор и анализ информации, визуализация статистики в виде графиков и диаграмм:

• наиболее/наименее востребованные сотрудниками зоны офисного пространства;
• часы/дни максимальной заполняемости конференц-залов;
• состояние воздуха: температура, влажность, концентрация углекислого газа;
• сбор статистики по нарушениям распорядка.

Управление инженерными системами и оборудованием: 

• климатом — посредством автоматических команд в системах отопления, кондиционирования, вентиляции;
• электрооборудованием (освещением, компьютерами) — по датчикам движения, таймерам;
• охранными системами — противопожарными, доступа в здание, интернет-безопасности.

  Инструменты мониторинга и управления позволяют создавать всевозможные сценарии работы. Например, по сценарию «Завершение дня»умная система может зафиксировать уход сотрудников, погасить свет, перевести все функционирующие устройства в энергосберегающий режим. Интеллектуальная противопожарная система обнаружит очаг возгорания, включит устройства для тушения и отправит сигнал на пульт охраны или в пожарную службу (в зависимости от заложенной команды). Умные счётчики сами отправят показания по потреблению горячей и холодной воды, электричества, тепла.

Умные системы освещения

Несколько лет назад «умный свет» подстраивался под параметры естественного освещения. Сегодня офисные пространства всё чаще оснащаются системами биодинамического освещения. Они автоматически регулируют температуру света, подстраиваясь под циркадные ритмы человека. Например, для повышения концентрации нужен холодный свет белого и синего спектра. А для расслабления в обеденный перерыв больше подходят тёплые, красные и жёлтые лучи. Можно запрограммировать изменения палитры, связанные с погодой: жарким летом освещение будет более холодным, а в ненастные дни искусственный свет компенсирует недостаток солнечного света.

Как это работает:

• в осветительных блоках устанавливаются датчики, рассчитанные как на постоянное, так и на периодическое пребывание людей в помещении;
• система освещения подключается к общей IT-инфраструктуре объекта, интегрируется в общее «умное пространство»;
• сенсоры обнаруживают присутствие человека и запускают заданный алгоритм: регулируют палитру в зависимости от времени суток; усиливают или ослабляют освещение, ориентируясь на яркость естественного света; выключают свет, когда люди покидают радиус мониторинга.

Биоадаптивные технологии благотворно влияют на работоспособность и психологическое состояние сотрудников. Например, опыт с двумя помещениями, одно из которых освещалось традиционными лампами, а другое биодинамической системой, показал, что «умный свет» на 15% повышает устойчивость к производственным стрессам.

Управление климатом

Интеллектуальные системы климат-контроля регулируют работу инженерных коммуникаций в соответствии с планом климатического зонирования бизнес-центра.

Функционал автоматизированного климат-контроля включает:

• управление работой радиаторов, холодных потолков, локальных кондиционеров, пароувлажнителя, вытяжных вентиляторов, моторизованных штор/жалюзи;
• координирование систем отопления и охлаждения, исключение их одновременной работы;
• мониторинг показателей температуры, влажности, степени загрязнения воздушных фильтров;
• сбор данных об уличной температуре, осадках, степени освещённости, регулировку систем в соответствии с погодными условиями;
• передачу на компьютер диспетчера данных о текущих показателях, выполненных изменениях, аварийных ситуациях.

Интеллектуальный климат-контроль — гибкий инструмент. Система позволяет выбирать графики включения и отключения, изменение заданных параметров, автоматический переход в энергоэкономичный режим, введение по временным сценариям, а также возможность удалённого доступа и управления.

Видеонаблюдение

Интеллектуальное видеонаблюдение представляет собой систему камер и сенсоров, настроенную на сбор, обработку и хранение информации при помощи цифровых технологий. Записи передаются на серверные диски или хранятся в облачной базе данных. При этом пользователь может в режиме реального времени видеть, что происходит вокруг, следить за работой устройств или вносить коррективы в заданные алгоритмы.

Сферы применения систем видеонаблюдения в бизнес-центрах:

• постоянный контроль за территорией и имуществом: фиксация нарушений и нештатных ситуаций, отправка сообщений о противоправных действиях;
• контроль доступа: камеры с функцией распознавания лиц по загруженным в память устройства фото, видеодомофоны, сканеры сетчатки — все эти приборы ненавязчиво идентифицируют сотрудников и следят за потоком посетителей, сигнализируя охране о нарушениях уровня доступа;
• контроль работы персонала: оценка качества взаимодействия с клиентами, учёт рабочего времени, фиксация нарушений корпоративных правил.

Поскольку автоматизированная система имеет выход в сеть интернет, обмен данными между устройствами зашифровывается при помощи цифрового ключа. Это исключает утечку корпоративной информации, а также предотвращает несанкционированный доступ к устройствам (например, электронным замкам или накопителям данных) и непосредственно помещениям.

Интегрированные в умный офис охранные и противопожарные устройства предотвращают множество происшествий, которые могут нанести ущерб бизнесу. При обнаружении посторонних лиц система безопасности зафиксирует время происшествия, запишет происходящее при помощи камер, а также оповестит охрану, владельца здания, правоохранительные органы. Система пассивной безопасности анализирует информацию датчиков и своевременно извещает ответственных лиц об обнаруженных протечках, задымлении, неисправных клапанах или засорении вентиляции.

Недостатки smart-систем

Главным недостатком интеллектуальных автоматизированных систем управления можно назвать их высокую цену. При расчёте стоимости следует учитывать тип здания и площадь офиса. Специалисты по интегрированным решениям отмечают, что на данный момент немногие руководители готовы вкладывать в оборудование и ПО умного офиса более 3000 рублей за 1 кв. м офисной площади. Между тем стоимость полного пакета, включающего устройства управления инженерными системами, составляет от 7000 до 10 000 рублей за кв. м.

Наиболее экономичное решение — установка smart-систем на этапе строительства. Оснащение функционирующего офиса может потребовать остановки производственных процессов, переноса оборудования, а в некоторых случаях необходима перепланировка или замена конструкций.

Эксплуатация умных систем

Как и любое оборудование, системы умного офиса нуждаются в регулярной проверке, техническом обслуживании и оперативном устранении неполадок. 

Зачастую собственники передают управление интеллектуальными системами административно-хозяйственному отделу и штатному IT-подразделению: сотрудники АХО прекрасно разбираются в инженерных системах, а сотрудники IT-отдела справятся с базовыми настройками мультимедийного оборудования и мониторингом работы отдельных элементов. Однако решение таких специфических задач, как диагностика, выявление неполадок и перенастройка специфического оборудования, могут оказаться не по силам штатным сотрудникам.

Некоторые крупные компании готовы нанимать отдельного специалиста по обслуживанию устройств умного офиса. Но для большинства предпринимателей целесообразно пользоваться услугами организации, которая проводила оснащение здания. Специалисты, которые реализовали проект, знают его, что называется, изнутри. Они оперативно определят проблему и не допустят потери исходных настроек программного обеспечения. Кроме того, у подрядчика всегда есть запас необходимых расходников.

Заключение

Умный офис собирает и сводит воедино статистические данные по заранее заданным параметрам, поэтому эффективность применения умных технологий легко проанализировать по основным показателям. Большинство пользователей отмечают уменьшение расходов на коммунальные платежи, улучшение результатов труда сотрудников и даже снижение числа мелких конфликтов в коллективе (минимизируется человеческий фактор).

Интеллектуальные системы управления — это сочетание эффективных бизнес-процессов, которые являются конкурентным преимуществом, а также комфортных и экологичных условий, что позволяет привлекать в компанию лучших специалистов.