Эксплуатационные расходы на объект коммерческой недвижимости

В наших предыдущих материалах вы уже познакомились с двумя вариантами управляющих, которые всегда есть в вашем офисном здании. Один из них следит за его техническим состоянием, другой - за его финансовой составляющей. К последней относятся эксплуатационные расходы.

Структура эксплуатационных расходов

Формирование нового бюджета эксплуатационных расходов актуально в следующих случаях:

• Собственник объекта недвижимости ищет подрядчиков и готовится к тендеру;
• Якорный арендатор проводит мониторинг рынка с целью оценить адекватность условий в своём текущем здании;
• Новый финансовый год (для собственника).

Арендаторы не всегда детально интересуются данным бюджетом: как правило, нас, в первую очередь, интересует конечная цена – аренда плюс эксплуатация. Однако часто в договоре аренды присутствует пункт, где оговаривается, что собственник, девелопер, управляющая компания или арендодатель может повышать эксплуатационные расходы по своему усмотрению. Конечно, лучше обезопасить себя от подобной ситуации и договориться на какую-то понятную ставку индексации этих расходов. И вот в этой ситуации вопрос контроля расходов становится актуальным для арендатора.

Эксплуатационные затраты – это затраты, связанные с содержанием объекта недвижимости. Они обладают следующей структурой:

1. Административные расходы (включая службу ресепшн);
2. Техническая эксплуатация всех инженерных систем и оборудования:

• Ежедневные осмотры;
• Регламентные и планово-предупредительные работы;
• Косметический ремонт здания;
• Текущий ремонт систем, который включает:
  • кондиционирования и вентиляции;
  • лифтового хозяйства;
  • водоснабжения;
  • электросетей;
  • тепловых сетей;
  • канализации;
  • систем видеонаблюдения;
  • контроля доступа;
  • пожарной безопасности;
  • охранной сигнализации;

3. Уборка помещений и благоустройство территорий;
4. Обеспечение безопасности;
5. Вознаграждение УК;
6. Иные услуги в здании для пользователей объекта.

Из чего складывается конечная стоимость аренды? - ИНФОГРАФИКА


Стандартно, сумма операционных расходов и затрат рассчитывается исходя из размера арендуемых площадей и выставляется в виде фиксированной суммы. Как правило, это устраивает обе стороны: арендатор платит фиксированную сумму, не вникая в детали, а управляющая компания всегда может ориентироваться на определенные суммы, при которых избегает попадания в минус.

Что такое система Open Book, и кто ею пользуется?

Всё больше приобретает популярность система Open Book ("открытая книга"), которая позволяет оплачивать фактические расходы и затраты. Её суть состоит в том, что собственник опирается на прямые затраты при выставлении счета за эксплуатационные расходы. Прямые затраты имеют подтверждающие документы, которые при желании можно запросить у собственника.

Работа по системе Open Book– это новая опция в работе управляющих компаний, которые следят за обеспечением технической и финансовой жизнедеятельности нашего здания. Она подразумевает прозрачную схему расчета операционных расходов.

В настоящий момент в России эта западная практика начинает получать распространение только в зданиях класса А и B+ в связи с тем, что арендаторы, привыкшие к западным стандартам, зачастую запрашивают данную опцию как обязательную.

Бюджетирование эксплуатационных расходов. Помимо перечисленных выше пунктов, связанных с эксплуатацией здания, в эксплуатационные расходы и затраты попадают и иные услуги, которые собственник может предоставлять для обеспечения комфорта пользователей объекта. Это может быть, например, предоставление бесплатного wi-fi в лобби, обустройство велопарковки или организация новогодних праздников.

В эксплуатационные расходы попадут налоги на недвижимость. В соответствии с законодательством РФ, налоги подлежат уплате напрямую налогоплательщиком, и своё налоговое бремя собственник не может переложить на арендатора. Поэтому суммы, из которых будет платиться налог, могут быть включены в OPEX.

Закладывая суммы, необходимые для уплаты налогов, именно в OPEX, а не в ставку аренды, арендодатель или собственник обеспечивает себе конкурентоспособную ставку. Базовая ставка аренды должна выглядеть для конечного потребителя максимально привлекательно, поэтому собственники ни в коем случае не будут добавлять в неё ничего лишнего.

Подробнее мы писали об этом ранее.

Где вам могут «накинуть лишних» и как этого избежать

Чаще всего, избежать добавления «лишних» сумм в эксплуатационных расходах и затратах не получится в связи с их недостаточной прозрачностью. Закон обязывает собственника выполнять ряд условий только в части коммунальных услуг: здесь идёт напрямую перевыставление счетов от городских коммунальных служб за отопление, электроэнергию и воду.

Операционные расходы не регламентируются законодательством, более того, как правило, они защищены коммерческой тайной, так как речь идёт о договорах с третьей стороной – клининговыми и охранными службами, провайдерами и т.п. Повысить прозрачность бюджета может договорённость об использовании системы отчетности Open Book.