Окончание аренды: как правильно покинуть офис

Сейчас, когда рынок коммерческой недвижимости всё ещё находится на дне, и ставки достигли своего минимума, всё ещё сохраняются случаи, когда арендатор платит за офис по докризисным ставкам. Самое время пересмотреть ставки и снять новый офис или сделать продление на максимально длительный период, потому что через год-два ставки уже будут другие, в то время как сегодняшние цены можно за собой «закрепить». Что происходит, если ваш договор аренды подходит к концу, и вы решили съезжать? Как сделать это максимально комфортно для обеих сторон: как для вас, так и для собственника вашего текущего здания?

Продление текущего договора

В вашем договоре аренды, скорее всего, прописана возможность продления срока аренды. Здесь же в договоре дается период, за который стороны должны уведомить друг друга о желании продлить текущий договор или не продлевать его. Как правило, этот период составляет от 2 до 9 месяцев, а его продолжительность зависит от площади и от здания. Например, если вы арендуете небольшую площадь невысокого класса, это может быть один или два месяца. Так, новый офис класса С с кабинетной планировкой можно найти и за неделю, поэтому в данном случае срок уведомления не играет большой роли. Однако, если речь идёт о больших площадях класса А и В, на новые поиски закладывается значительный период времени, который лучше зафиксировать в договоре.

Арендатор, в большинстве случаев, выигрывает больше, если в качестве первого шага предпринимает попытку договориться с текущим собственником о продлении договора на более выгодных условиях. Это обусловлено тем, что поиск нового помещения, оформление сделки аренды и переезд – затратные и по времени, и по бюджету мероприятия.

Показы вашего офиса другим арендаторам

В случае, если результаты переговоров вас не удовлетворили, вы начинаете поиск нового офиса, а собственник может начать показывать ваше помещение другим арендаторам. Конечно, для любого арендатора нежелательно, чтобы заходили «просто так» или мешали, даже несмотря на то, что срок аренды подходит к концу.

Стандартно, ближе к концу вашего договора, если вы как арендатор не направили уведомления о том, что хотите продлить договор, собственник получает возможность показывать помещение потенциальным арендаторам. Этот пункт фиксируется в договоре, и здесь – ещё на этапе заключения договора – желательно обсудить условия, на которых к вам можно заходить.

Время визитов всегда совпадает с рабочими часами. Показы ни в коем случае не переносят на вечер. Это связано с тем, что и у собственника, и арендатора, и у третьей стороны на закрытие вопросов аренды отведён рабочий день. В случае, если вы не хотите показывать офис, когда у вас самый пик рабочих процессов, вы можете согласовать визит на обед.

Во-первых, следует обговорить частоту таких посещений: например, не чаще одного раза в день или двух раз в неделю.

Во-вторых, собственник обязательно заблаговременно предупреждает арендатора. При этом это не должно быть уведомление в одностороннем порядке, а именно согласование времени визита – на эту «мелочь» лучше обратить внимание, так как она значительно влияет на ваш комфорт, как арендатора.

Здесь можно оформить подписку на полезные материалы от "Блога Арендатора". Вы будете получать их не чаще раза в неделю.

В-третьих, должно быть ограничение по количеству лиц, производящих осмотр. Как правило, вполне достаточно одного или двух представителей потенциального арендатора. Почти никогда осмотры не проводятся группой лиц.

В-четвертых, посещение должно проводиться в сопровождении представителя собственника и представителя арендатора. Ходить по помещению самостоятельно никто не имеет права – и здесь не только вопрос дисциплины, но и, в том числе, сохранности данных, критичных для вашего бизнеса.

И, наконец, ограничение по времени: сам просмотр занимает совсем небольшое время: группа из трех заранее допущенных на объект человек проходит по помещениям. Все обсуждения увиденного проводятся уже «за дверью», чтобы не отвлекать сотрудников компании и не нарушать рабочие процессы.

На практике показы проходят 2-3 раза в неделю. Если на рынке коммерческой недвижимости подъем, показов много, визиты могут происходить каждый день. Но в этом случае стороны уже договариваются между собой. Здесь важно учесть, что для собственника возможность сдать офис как можно раньше после вашего отъезда – насущный вопрос, который непосредственно связан с рентабельностью его арендного бизнеса. Договариваясь о соблюдении интересов сторон, вы столкнётесь с этой мотивацией, и вас попросят пойти навстречу.

Как правило, визит всегда можно перенести на удобное для вас время, ссылаясь на то, что у вас проходит серьёзное совещание, или приехало руководство.

Прием и передача помещений

Стандартный пункт в договоре аренды может обязывать вас вернуть помещение в первоначальный вид после вашего отъезда. На практике в офисном сегменте никто никого не заставляет приводить помещения в первоначальное состояние. Передача помещений ограничивается тем, что арендатор передает помещение в чистом, пригодном к работе состоянии с учетом естественного износа. Поскольку договором арендатору всегда вменяется поддерживать арендуемое помещение в нормальном состоянии и делать текущий ремонт, например, подклеить ковролин или починить кран, то, в целом, проблем с выездом происходить не должно.

Однако зачастую арендаторы оставляют помещения в достаточно неоднозначном состоянии. Поэтому споры между собственником и отбывающим арендатором по поводу приведения определённой части помещений в надлежащий вид имеют место. Например, при заезде арендатору были сданы площади с качественными добротными офисными дверями, куда арендатор установил магнитные замки. Однако уезжая он их снял, в результате чего в дверях остались технологические отверстия. Конечно, такие двери надо менять – поэтому в этом случае арендатор получит счет на замену дверей.

Для обеспечения этой стороны аренды есть гарантийный депозит. Иногда он засчитывается как арендные платежи к концу срока, и к дате выезда уже ничего не остается, но сейчас собственники стараются так не делать. Обычно это сумма равная двум-трем месяцам аренды.

Не стоит путать депозит с авансовым платежом, который при заезде в новый офис можно заплатить за 1-3 месяца вперёд. Арендная плата, за исключением коммунальных платежей, всегда платится авансом.

Есть и ещё одна тенденция на сегодняшнем рынке, когда собственник обговаривает с арендатором то, что приводить помещения в изначальный вид не нужно, но из депозита при отъезде будет удержана определённая сумма для обеспечения соответствующих работ, которые собственник произведёт сам. Как правило, этого не происходит, поэтому арендатору это невыгодно, ему вполне закономерно не захочется соглашаться на такое условие.

Аренда специализированного коворкинга либо создание открытой планировки (open space) для сотрудников: что подходит моему бизнесу? В чем скрытые преимущества и недостатки этих двух вариантов. Почему вообще мы их сравниваем? Вы можете узнать ответы на эти вопросы одними из первых, если подпишитесь на нашу рассылку. Это бесплатно.

Мы уведомляем о новых публикациях не чаще одного раза в неделю.