Сделка аренды: почему так долго? – Часть I

Сделка по аренде коммерческой недвижимости заключается преимущественно на длительный срок. Сам поиск подходящего помещения, сопутствующие сопровождению сделки мероприятия и собственно заключение договора растягиваются во времени. Почему это происходит и насколько ваша текущая сделка аренды подходит под параметры «нормального» процесса аренды офиса? Давайте подробно с этим разберёмся.

Идеальная сделка: сколько нужно времени?

Прежде чем проследить ход заключения договора аренды от начала поисков и до заключения сделки, начнём мыслить с конца. Представим, что договор аренды у вас заканчивается. В этом случае вы уже заняты поиском нового помещения, а ваш арендодатель уже аккуратно начинает показывать помещение потенциальным арендаторам.

Что в этот момент важно для вас? Это три вещи:

1. Вы начали поиски нового помещения минимум за полгода до окончания вашего текущего договора аренды.
2. Вы уверены в том, что в случае одностороннего расторжения договора по инициативе арендодателя, уведомить вас о наступлении этого события можно не ранее, чем за полгода-год.
3. Арендодатель показывает помещение потенциальным арендаторам так, чтобы не отвлекать ваших сотрудников от работы, показы проходят в приемлемое для вас время.

Если эти три аспекта не предусмотрены в договорённостях по вашей текущей аренде, постарайтесь сразу учесть их во время переговоров по следующему договору. Такой большой запас времени нужен вам по простой причине: поиск нового помещения для вашей компании займёт от трех месяцев с соблюдением всех формальностей.

В зависимости от состояния офиса, ремонтные работы могут занять ещё от 3-6 месяцев до года.

Из чего складывается время от начала поисков до переезда?

• 1й месяц: Поиск подходящих вариантов по ТЗ и формирование короткого списка. Просмотры.
• 2й месяц: Коммерческие переговоры по условиям аренды с собственником. Сопутствующие проверки.
• 3й месяц: Юридические формальности, заключение договора.
• 4й-6й месяц – Заканчивается ремонт.
• 6й-9й месяц – Заканчивается ремонт, в случае если вы арендовали большие площади (от 2 000 кв. м.) в состоянии "в бетоне".

В зависимости от площади вашего нового офиса весь процесс от начала поисков нового помещения до возможности въезда занимает от трех месяцев до года. Хороший консультант, сопровождающий вашу сделку, составит для вас проектный план, в котором будут расписаны эти аспекты, чтобы двигать эту задачу из точки А в точку Б с соблюдением сроков.

Как выбрать консультанта по подбору офиса, и что он может для нас сделать?


Знаете ли вы? В вашей компании будет ответственное за подбор нового офиса лицо. Однако, у данного сотрудника, как правило, есть свои обязанности, а это значит, что новым обязанностям по подбору офиса он или она не сможет уделять достаточное время, необходимое для изучения состояния рынка аренды, потребностей бизнеса, коммерческого предложения различных собственников и т.д. Для того, чтобы не затягивать процесс и успешно финализировать его, рекомендуется пользоваться услугами профессиональных консультантов, с помощью которых крупные собственники ищут и находят арендаторов. Именно поэтому услуги консультанта будут для вашей компании бесплатными.

ТЗ на переезд имеет свои особенности. Так, например, при аренде помещений для банковского офиса, вам необходимо добавить в техническое задание требование первой категории электроснабжения, возможность использования дизельгенератора, чтобы исключить возможность перебоев с электричеством.

1-й месяц: подбор помещения

1. Техническое задание

Вы начинаете поиски с того, что формируете техническое задание на офис, в котором приписываете основные требования вашей компании к новому месту:

• Количество метров;
• Количество человек;
• В течение какого времени возможно увеличение количества сотрудников.

И другие важные для вашего бизнеса параметры, о которых мы рассказывали ранее в пошаговой инструкции «Как снять офис».

Важно учесть: нужно, чтобы в арендуемом здании было не менее двух провайдеров и не было эксклюзива (вы можете выбирать любого провайдера), иначе будет удорожание услуг телефонии и интернета. Рекомендуем включить этот пункт в Ваше техническое задание на подбор офиса и озвучить его консультанту.

2. Опрос сотрудников

Проведите анкетирование с целью выяснить, где живут ваши сотрудники, и добавьте в техническое задание пожелания по локации. Для этого вам также нужно будет учесть, где живёт руководство. Для фронт-офиса важно понимать, где дислоцируется большая часть ваших клиентов. Выбирать локацию нужно исходя из требований бизнеса. На практике немало российских компаний переезжают вслед за руководством, многие ориентируются на сотрудников.

3. Начало поисков: отбор вариантов

Чтобы сэкономить время, ищите офис в базе недвижимости, которая производит предварительный отбор актуальных вариантов и собственников.

4. Формирование короткого списка

Из понравившихся вам вариантов сразу уйдут неактуальные. Часть объектов окажутся сданы, либо информация по офисам будет некорректной. Также, при выявлении пожеланий по аренде, отпадут заведомо нереалистичные варианты. После предварительного отбора, у вас сформируется короткий список объектов, которые вы готовы посмотреть.

Важно учесть: до 20% сотрудников могут поменять место работы при смене расположения офиса в двух случаях:

• организация резко сокращает расходы на аренду и уезжает далеко от метро;
• компания переезжает очень далеко, например, с севера на юг.

5. Просмотр объектов из короткого списка

Как правило, на этом этапе поиска привлекается генеральный директор, который выезжает вместе с ответственным лицом и консультантом на объекты. Если один или несколько объектов устраивают руководство, запрашивается коммерческое предложение от собственника.

6. Сравнение коммерческих предложений

Здесь вы сталкиваетесь с такой проблемой, что форма коммерческого предложения у всех собственников разная. Итоговая ставка аренды не всегда сразу понятна. И это тема для отдельного разговора:

Из чего складывается итоговая стоимость аренды?

Здесь вы можете воспользоваться экспертизой профессионального консультанта, представляющего интересы собственника. Эти услуги платные. Консультант сравнивает «яблоки с яблоками» - чистая аренда, НДС, эксплуатация – а затем предоставляет вам данные о понравившихся вам объектах в максимально прозрачном и понятном формате.

Подробнее о различных типах консультантов, сопровождающих сделку.