Глобальные практики при аренде нового офиса

Ещё один отдел, fit-out команда – это команда, которая занимается отделкой офисного помещения и работает в тесном контакте с PM.

Дело в том, что, когда дело доходит до отделки будущего офиса, собственники часто имеют тенденцию иметь «карманную» команду для подряда. В этом случае арендатор заключает с собственником договор на ремонтные работы, что несёт в себе определённые риски: в данной ситуации собственник может накрутить себе процент в прибыль исходя из своих предпочтений, и арендатор имеет очень мало возможностей контроля над расходами на ремонт, потому что детальная «разблюдовка» сметы в этом случае не предоставляется. Говоря простым языком, смета создается таким образом, что из нее не понятно ничего: арендатор видит цифры, но за что они конкретно – нет. Например: «гипсокартонные перегородки, 500 000 рублей». И эта практика не является противозаконной.

Конечно, в случае получения подобной сметы, арендатор может попросить: «дайте нам хотя бы метраж гипсокартонных перегородок». Но в этом случае собственник действительно не может этих данных предоставить, потому что в случае с теми же гипсокартонными перегородками в запотолочном пространстве она не видна, но есть – и измерить или посчитать это не получится. То же касается бордюров и других элементов отделки, раскрытия и закрытия потолка, переборки пола, внесения изменений в инженерные системы, а также механические, электрические и строительные работы, плюс рабочие часы. Поэтому проследить, сколько конкретно потрачено на каждый пункт не представляется возможным.

Чем отличается эта практика от сотрудничества с проектным менеджером (PM) из команды Fit Out:

- арендатор заключает контракт с PM;

- PM, его нельзя обмануть, как можно обмануть арендатора потому что он эту «кухню» знает изнутри и на ежедневной основе занимается отделкой для своих клиентов. Как бы много мы ни знали, профессиональный игрок знает всё равно больше.

Иногда арендатор говорит, что сам всё сделает, потому что хорошо знает собственника и уже неоднократно с ним договаривался. И в этом случае тоже собственник знает больше, чем арендатор, и знает. где можно поставить в смету лишние деньги. Поэтому, когда собственник говорит, например, что «мы вам бесплатно сделаем проект», это значит только, что стоимость проекта он заложит в стоимость ремонтных работ, только арендатор об этом знать не будет.

PM будет разбираться с собственником по каждому пункту, что куда входит – и он прекрасно знает и расценки, и объемы, может сопоставить одно с другим. Он может сказать где есть явный «перебор», и предложить его скорректировать ещё на этапе планирования, а потом проследить за тем, чтобы смета и сроки были соблюдены. Эти переговоры ведутся до начала работ. Если собственник слишком много вносит в смету, то PM приводит свою бригаду.

Почему это работает? Поскольку рынок узкий и по большому счету все друг друга знают – компании, которые занимаются проектным менеджментом, знают строителей. Существует устоявшийся полный цикл от дизайна, сопровождения проекта и до реализации. В распоряжении PM имеется доступ к проверенным бригадам – это профессиональные строительные бригады, включая бригады по электрике, механике и т.д. И, наконец, на рынке есть компании, которые занимаются просто контролем этих работ. Так или иначе, собственники знают всех крупных и профессиональных игроков, и обратное утверждение тоже верно. Поэтому, когда нанимается PM, для собственника это «звоночек», что заказчики настроены серьезно, поэтому собственник вынужден быть конкурентоспособным.