Глобальные практики при аренде нового офиса

В сфере услуг по аренде офисов свои устоявшиеся практики и профессиональные термины. Консалтинговые агентства давно знают, как успешно организовать процесс аренды офиса эффективно, с соблюдением сроков и минимальным количеством проблем – которых самих по себе немало при переезде, ведь помимо множества прочих формальностей, он, зачастую, подразумевает ещё и ремонт нового офиса. Порог входа в услуги глобального консалтингового агентства – от 1300-2600 квадратных метров. Сегодня заглянем на эту кухню, и это ничего не будет нам стоить!

Разделение на представителей собственника и арендатора

Крупное консалтинговое агентство четко разделяется на команды. Первыми нужно назвать консультантов, которые занимаются подбором офисного пространства по нашим пожеланиям и сопровождением сделки. Мы подробно писали о консультантах в этом посте. В мировой практике этот отдел называется Office Agency или Отдел офисных помещений. Крупные собственники почти всегда оплачивают услуги консультантов, т.к. не в их практике самостоятельно искать клиентов – на 90% их приводят консультанты. Есть компании, которые ищут арендаторов сами, но их меньшинство, и как правило, они имеют свою достаточно сильную административную команду, которая этими вопросами занимается. В этом случае речь чаще всего идёт о российских компаниях. Большинство же собственников обращаются к консультантам Office Agency (OA). Что это даёт арендатору при обращении к консультанту?

В распоряжении консультанта будут:

• большая база;
• возможность подобрать варианты от различных собственников;

И ещё один плюс: арендатору не придётся за это платить, потому что OA возьмет комиссию с собственника, а платят собственники охотно, потому что консультант - это основной источник клиентов. Поэтому обращаясь именно к консультанту OA, арендатор не рискует своими деньгами.

Следующий отдел – Tenant Representation, который также называют Occupier Services или Представление интересов арендатора. И хороший консультант обязательно порекомендует вам к нему обратиться: сотрудничество с tenant representation (TR) позволяет проводить активные переговоры по снижению арендной ставки, и пересмотру существующего КП (коммерческого предложения) в пользу арендатора с учетом современных практик.

Современный офис

Как правило, консультанты из обоих отделов знают рынок гораздо лучше не-консультантов: они ежегодно заключают десятки крупных сделок и знают, на каких условиях можно настоять. В итоге эта экспертиза позволяет консультантам обеспечивать арендатору пространство для манёвров на переговорах и достигать целей по снижению арендной ставки.

Оптимизация офисного пространства

Профессиональное проектирование офиса, которое в мировой практике называют workplace solutions или workplace strategy (WPS) – ещё одна услуга международных консалтинговых агентств, которая в России пока не очень широко распространена, однако, за рубежом пользуется заслуженной популярностью. Именно профессиональное проектирование позволяет избежать аренды лишней площади. Чаще всего, когда арендаторы пытаются самостоятельно проектировать свой новый офис, они берут средний расчет и формулируют ТЗ на переезд следующим образом, например: «Нам надо рассадить 20 человек по 10 кв. м. на человека +10% на общие площади, поэтому давайте возьмем 220 метров». Это типичная ошибка при составлении ТЗ на переезд, о которой мы писали ранее.  Профессиональный подход к рассадке в частности и организации офисного пространства в целом позволяет при подобном запросе сократить потребность в площадях или предложить совершенно другую концепцию. В результате, на одной и той же площади могут сидеть 60 человек в одном офисе и 40 в другом. Порог входа в эту услугу как правило немаленький, от 500-600 кв. м.

Важно привлекать профессионалов WPS на стадии подбора офиса – особенно это касается крупных проектов от 1 000 кв. м., потому что в выбранном по параметрам офисе всё может подходить по всем критериям, но эргономика помещения такая, что усадить туда людей эффективно не получится. И тогда PM (Project Manager или менеджер проекта) порекомендует остановиться на другом варианте, потому что в итоге аренда в изначально выбранном офисе обойдется дороже.

Возможность контролировать смету отделки

Ещё один отдел, fit-out команда – это команда, которая занимается отделкой офисного помещения и работает в тесном контакте с PM.

Дело в том, что, когда дело доходит до отделки будущего офиса, собственники часто имеют тенденцию иметь «карманную» команду для подряда. В этом случае арендатор заключает с собственником договор на ремонтные работы, что несёт в себе определённые риски: в данной ситуации собственник может накрутить себе процент в прибыль исходя из своих предпочтений, и арендатор имеет очень мало возможностей контроля над расходами на ремонт, потому что детальная «разблюдовка» сметы в этом случае не предоставляется. Говоря простым языком, смета создается таким образом, что из нее не понятно ничего: арендатор видит цифры, но за что они конкретно – нет. Например: «гипсокартонные перегородки, 500 000 рублей». И эта практика не является противозаконной.

Конечно, в случае получения подобной сметы, арендатор может попросить: «дайте нам хотя бы метраж гипсокартонных перегородок». Но в этом случае собственник действительно не может этих данных предоставить, потому что в случае с теми же гипсокартонными перегородками в запотолочном пространстве она не видна, но есть – и измерить или посчитать это не получится. То же касается бордюров и других элементов отделки, раскрытия и закрытия потолка, переборки пола, внесения изменений в инженерные системы, а также механические, электрические и строительные работы, плюс рабочие часы. Поэтому проследить, сколько конкретно потрачено на каждый пункт не представляется возможным.

Чем отличается эта практика от сотрудничества с проектным менеджером (PM) из команды Fit Out:

• арендатор заключает контракт с PM;
• PM, его нельзя обмануть, как можно обмануть арендатора потому что он эту «кухню» знает изнутри и на ежедневной основе занимается отделкой для своих клиентов. Как бы много мы ни знали, профессиональный игрок знает всё равно больше.

Иногда арендатор говорит, что сам всё сделает, потому что хорошо знает собственника и уже неоднократно с ним договаривался. И в этом случае тоже собственник знает больше, чем арендатор, и знает. где можно поставить в смету лишние деньги. Поэтому, когда собственник говорит, например, что «мы вам бесплатно сделаем проект», это значит только, что стоимость проекта он заложит в стоимость ремонтных работ, только арендатор об этом знать не будет.

PM будет разбираться с собственником по каждому пункту, что куда входит – и он прекрасно знает и расценки, и объемы, может сопоставить одно с другим. Он может сказать где есть явный «перебор», и предложить его скорректировать ещё на этапе планирования, а потом проследить за тем, чтобы смета и сроки были соблюдены. Эти переговоры ведутся до начала работ. Если собственник слишком много вносит в смету, то PM приводит свою бригаду.

Офисное помещение в бизнес-центре

Почему это работает? Поскольку рынок узкий и по большому счету все друг друга знают – компании, которые занимаются проектным менеджментом, знают строителей. Существует устоявшийся полный цикл от дизайна, сопровождения проекта и до реализации. В распоряжении PM имеется доступ к проверенным бригадам – это профессиональные строительные бригады, включая бригады по электрике, механике и т.д. И, наконец, на рынке есть компании, которые занимаются просто контролем этих работ. Так или иначе, собственники знают всех крупных и профессиональных игроков, и обратное утверждение тоже верно. Поэтому, когда нанимается PM, для собственника это «звоночек», что заказчики настроены серьезно, поэтому собственник вынужден быть конкурентоспособным.