Гибкость аренды и организации офиса: каковы возможности?

Различная планировка офиса подходит различным компаниям. Сегодня сравним планировку open space (открытый офис) с двумя моделями коворкинга. Хотя внешне они могут выглядеть похоже, эти модели взаимодействия с офисным пространством имеют ряд характерных особенностей. Open space можно обустроить в собственном или арендованном офисе, либо арендовать в коворкинге, который, в свою очередь, может предоставляться как услуга или как сервис. Какую модель выбрать?



Открытая планировка: кому она подходит?Офис с открытой планировкой (open space) изначально планировался как более гибкая среда, чтобы проще налаживать взаимосвязи, стимулировать открытость и совместную работу.

Такой способ организации рабочих мест подразумевает наличие следующих аспектов:

• Необходимость изучения бизнес-процессов компании для более эффективной рассадки;
• Упрощение процессов рабочего общения;
• Сохранность данных ограничена данными одной компании (этот пункт будет наиболее актуален в сравнении с коворкингом)

Если противопоставить формат открытой планировки и коворкинг, то первый подходит для компаний с устоявшимися моделями взаимодействия, в то время как коворкинг может подойти для наработки этих моделей.

Не всем подойдёт собственный офис в силу финансовых причин. Хотите узнать, как это дорого? Единовременные платежи – сколько это? Насколько сложно будет вашему бизнесу изъять 3-4 месяца аренды единовременно из оборота, и почему это придётся сделать? Читайте в нашем посте «Осторожно! Скрытые расходы при аренде офиса».

Из ограничивающих факторов можно назвать относительные неудобства от большого количества людей и коммуникации вокруг, что можно ликвидировать разумным количеством переговорных комнат и определёнными стандартами взаимодействия в общем рабочем пространстве.


Кому не подходит open space? Правильнее будет ответить на этот вопрос так: не подходит open space с неправильной планировкой. Планировка должна учитывать особенности бизнеса. Ошибочно было бы воспринимать этот формат как кучу столов и открытое пространство. Современные стандарты организации офисов открытого типа предусматривают наличие функциональных зон для разных типов рабочей коммуникации, включая возможность не фиксировать рабочее место за теми сотрудниками, которые часто работают вне офиса – как часть оптимизации офисного пространства.

Правильно подобранный баланс между зонами для неформального общения, хорошее количество мест для переговоров, шумоизоляция и т.д. – всё это позволяет организовать офис, который подойдёт практически любому бизнесу.

Коворкинг как возможность для бизнеса

В свою очередь, коворкинг – это офисное пространство, которое может сдаваться в аренду различным людям или компаниям. Чаще всего здесь размещаются стартапы, команды по 5-10 человек, которые не имеют своего офиса. Модель аренды по времени позволяет максимальную гибкость: в следующий раз в тот же коворкинг можно просто не вернуться.

Эта модель аренды рабочих мест подходит для быстроменяющихся процессов и тогда, когда команда четко не определилась, а связи налаживаются в процессе роста компании.

• В отличие от open space, в формате одного коворкинга могут находиться сразу несколько компаний. Это даёт ряд преимуществ и рисков для бизнеса одновременно. В частности, к преимуществам можно отнести три следующих фактора:
• Инструменты: коворкинг может предоставлять доступ к разновидности социальной сети, где видно, где кто находится и чем занимается. Это позволяет зачастую достаточно быстро находить различные решения: если нужен какой-то сервис, ты знаешь, что через три ряда или на соседнем этаже сидит кто-то, кто делает визитки или оказывает логистические услуги;
• Возможности: можно найти бизнес-партнёров;
• Оптимизация расходов на аренду: возможность арендовать рабочие места, а не метры –сколько пришло сегодня сотрудников, столько пришло.

Однако в силу того, что коворкинг – это сразу несколько компаний, это несёт и определённые риски:

• Сохранность данных сложнее обеспечивать в подобных условиях;
• Продуктивность может снижаться в офисе открытой планировки. В коворкинге этот показатель может быть ещё ниже;
• Конфиденциальность данных: потенциально, у вас можно увести бизнес-идею, просто услышав, о чем общается ваша команда.

При всех недостатках стартапам такой тип размещения и, как следствие, взаимодействия, может быть полезен: эффект синергии потенциально позволяет находить точки соприкосновения и новых бизнес-партнеров.

Коворкинг как сервис: корпоративный сегмент

Гибкость при аренде достигается различными способами, и один из них только идёт на российский рынок: это коворкинг как сервис. Если стандартно коворкинг рассчитан на 5-10 человек, то данная модель – своего рода «корпоративный коворкинг». В рамках этой модели предоставляется офис как услуга, а не как объект недвижимости.

На российском рынке есть услуга по краткосрочной аренде офисов, которая была востребована 15 лет назад, когда на наш рынок активно выходили корпорации, которым для быстрого старта достаточно было арендовать комнату и начать работать. В услугу входила общая кухня, интернет, мебель, отделка.
Однако эту модель краткосрочной аренды не корректно сравнивать с корпоративным коворкингом. Данная новая услуга подразумевает множество универсальных офисов, в которых можно быстро занять определённое количество метров. Для заказа достаточно договориться с компанией-провайдером этой услуги, что вам нужно рассадить, например, 30 человек, и получить данные о том, что в определённой локации эти места доступны для рассадки.

Выгодное отличие коворкинга как корпоративной услуги от классической аренды офиса – возможность взять в аренду ровно столько метров, сколько нужно, потому что в стандартной модели, если сдаётся офис на 1000 метров, а вам нужно 700, вам придётся либо выкупить все 1000, либо искать другую локацию.

Гибкость в офисной аренде достижима, нужно только захотетьМы не упомянули в посте такой простой инструмент гибкости в организации офисного пространства, как субаренда, который стал актуален в последнее время. К нему можно подходить с разных сторон: как сдавать части своего офиса, так и арендовать его у компаний. В этом случае вам будет актуально уточнить юридические аспекты сделки, так как некоторые договоры аренды запрещают субаренду. В этом случае вам могут быть полезны наши материалы:

• Собственник, риэлтор или консультант – с кем сотрудничать выгоднее?
• Пошаговая инструкция: как снять офис?