Сделка аренды: почему так долго? – Часть II

В предыдущем посте по данной теме мы перечислили основные этапы, которые составляют структуру сделки по аренде офисной недвижимости, и детально разобрали, на что уходит первый месяц. Сегодня доведём начатое до конца, т.е. до момента заключения договора и отделки помещений. Как всё сделать правильно с точки зрения существующих практик и максимально эффективно?

2й месяц: коммерческие переговоры

1. Переговоры

На этом этапе вы выделили наиболее привлекательное для вас коммерческое предложение и начали переговоры с собственником.

Кто ведёт с вами коммерческие переговоры со стороны собственника? – Два типа управляющих.

На этапе коммерческих переговоров обсуждение ведётся по следующим пунктам:

• Возможная скидка;
• Арендные каникулы;
• Условия выхода из договора;
• И другие важные аспекты аренды.

Если вы ещё не обратились к консультанту, редакция «Блога Арендатора» рекомендует сделать это на данном этапе. Консультант знает различных собственников, других арендаторов понравившегося вам здания, реальные значения ставок аренды и размеры скидок, которые реалистично получить.

2. Согласование с руководством

На этом этапе происходит согласование достигнутых договорённостей с руководством компании-арендатора. На самом деле, зачастую, ещё на предыдущем этапе руководство уже провело согласование. Но, в любом случае, стороны берут небольшое время «на подумать».

Здесь важно понимать два момента: если арендная ставка изначально невысокая, или локация пользуется повышенным спросом, вы вряд ли захотите затягивать переговоры и получение согласования, чтобы «место не ушло».

Важно учесть: коммерческие переговоры, как правило, проходят в два этапа. В ходе первого раунда стороны выдвигают предложения, на следующем раунде озвучивают уступки, на которые готовы пойти, и финализируют предложение.

3й месяц: Заключение договора

3. Технический аудит

Техническая проверка помещений проводится специализированными компаниями и ставит перед собой целью ответить на вопросы: какой бюджет необходим для проведения ремонтных работ, выдержат ли перекрытия размещение специализированного оборудования – например, серверной, - и т.д.

4. Юридический аудит (due diligence)

Юридическая проверка компании-собственника помещения и его прав на объект, внесение правок в договор и другие формальности соблюдаются юристом вашей компании, либо нанятыми юристами.

Из наиболее крупных компаний, которые занимаются юридическими проверками сделок с коммерческой недвижимостью, можно назвать:

• Пепеляев Групп
• Goltsblat BLP
• Сlifford Сhance
• CMS

Услуги этих юридических фирм с мировым именем стоят дорого, тарифицируются как почасовая оплата и целесообразны для крупных сделок по аренде или продаже.

5. Согласование с головным офисом

Российское представительство зарубежной компании должно получить одобрение на сделку от головного офиса – board approval, которое даётся отделом корпоративной недвижимости (Corporate Real Estate Department).

Важно учесть: головной офис зарубежной компании выдаёт согласования на аренду с определённой периодичностью – например, раз в 3 месяца.

6. Подписание письма о намерениях

В письме о намерениях фиксируются коммерческие условия. Документ не имеет юридической силы, однако необходим для обеспечения определённых гарантий. В случае, если это письмо не подписано, вполне возможно, что вам придётся проводить переговоры по уже достигнутым договорённостям ещё раз.

7. Получение проекта договора аренды

На этом этапе снова проводится юридическая проверка. На этот раз изучаются пункты договора, так как если арендодатель профессиональный, он защищён договором и мощностями собственного юридического отдела. В этот момент важно убедиться, что вы не оставите в договоре спорных моментов, штрафов, неприемлемых для вас условий и формулировок, которые работают против вас. Во всем этом поможет разобраться профессиональный юрист.

8. Подписание договора аренды

Поздравляем! Вы подписали договор аренды, закрепив за собой выгодные условия. Однако это ещё не всё. Вам необходимо обеспечить ремонтные работы (в случае необходимости) и сам переезд.

4й-6й месяц – Заканчивается ремонт

Параллельно со всем перечисленным выше фронтом работ, вы обращаетесь к архитектору для создания проекта по отделке в случае, если необходима перепланировка или косметический ремонт помещений. Это важно спланировать так, чтобы проведение отделочных работ попало на льготный период аренды, о структуре которого вы договоритесь с собственником заранее. Такой период предоставляется либо путем уменьшения арендной платы после подписания Акта приема и передачи помещений, либо путем фактических каникул по подписании Акта доступа.

Сами ремонтные работы в упрощенном виде выглядят так: предпроект, рассадка, проект, тендер на выбор подрядчика, сами работы.

Зачем нужен проектный менеджер при отделке офиса? – 10 экспертных советов по отделке офиса.