10 советов по отделке офиса

Главный вопрос, на который необходимо честно ответить перед тем, как приступить к планировке: «Для кого этот офис в принципе?». В реалиях российского рынка компании иногда «садятся» не там, где нужно бизнесу, а там, где удобнее руководителю – находится ли офис близко к дому руководства, либо руководитель увидел себя в каком-то отдельном, особенно красивом кабинете. Если такой подход существует, вероятно, он допустим. Но более правильно принимать решение о переезде в соответствии с потребностями бизнеса. В этом случае можно решить ряд задач, к которым уже выработался подход в мировой практике. Мы собрали для вас рекомендации специалистов Команды Отделки (Fit Out): что нужно знать, чтобы организовать офисное пространство?

Определитесь со сроками аренды

На какое время вы займёте конкретный офис? Какая существующая стратегия компании на данный момент? Срок аренды и стратегия влияют на размер и структуру офиса, потому что меняться могут не только размер компании, но и сферы деятельности, направления развития. Если компания небольшая, но планирует развиваться, то нет смысла занимать маленькое помещение без возможности расширения в рамках бизнес-центра. Размер должен предполагать возможный рост, но не должен быть слишком большим. На этом этапе команда Управления проектами и отделки сотрудничает с вашим консультантом по подбору офисных площадей из Office Agency.

Хотите узнать, какие отделы агентства коммерческой недвижимости могут помочь вам и в чем? Читайте в нашем материале «Глобальные практики при аренде нового офиса».

Следуйте за мировыми трендами

30 лет назад в США и Европе выбирали рассадку по кабинетам. 20 лет назад западные компании пересели в офисы с открытой планировкой, руководствуясь, изначально, целями экономии на аренде, дополнительно открыли преимущества этого подхода к организации офисного пространства. Сейчас Россия и Европа идут в Agile (методология гибкой работы над проектами) и часто выбирают нефиксированные рабочие места, предлагают своим сотрудникам частичную работа из дома. Специалисты рекомендуют перенимать мировые практики в числе первых, чтобы использовать их как конкурентное преимущество.

Учтите мнение сотрудников

Последовав этому совету, вы выигрываете сразу по нескольким направлениям. Мы уже говорили об этом в нашем материале, посвященном выбору расположения офиса. Иногда этот шаг игнорируется, т.к. руководитель не заинтересован в сборе пожеланий каких-то излишеств, вроде барбекю или бассейна на крыше. Но практика показывает, что люди рациональны и, как правило, не просят что-то выходящее за рамки здравого смысла, а выражают пожелание иметь удобные переговорные, кофе-поинт, помещения для сосредоточенной работы и другие элементы планировки, которые способствуют созданию удобного для работы пространства. Кроме того, люди хорошо знают процессы внутри компании, поэтому могут дать достаточно точные ответы по поводу того, что им нужно для обеспечения этих процессов.

Зонирование офиса

Кратковременные перерывы во время работы и неформальное общение позволяют увеличить продуктивность - к таким выводам приходят научные исследования последних лет. Мы можем сослаться на исследование Университет Иллинойса в Урбана-Шампейн, опубликованное в 8 февраля 2011 на научном портале Science Daily, а также на Harward Business Review.

Зонирование офиса подразумевает наличие в нём не только рабочих зон, но и зон, где людям можно «переключиться». Некоторые руководители считают, что это будет мешать работе и люди будут общаться неформально. На практике, многие вопросы решаются именно в таких местах, особенно, когда люди работают в больших командах, когда вовлечено несколько отделов. В этом случае, если люди не встречаются, то работа идёт хуже – например, если маркетолог пошел за кофе и встретил юриста, то дело пойдёт быстрее, чем с обычным письмом-напоминанием.

Откажитесь от кабинетов

Кабинеты – профессиональная необходимость для некоторых компаний, но глобально и чаще всего это зло. Они снижают качество и скорость коммуникации, а также уменьшают полезную площадь офиса, потому что один кабинет на одного человека примерно равен по площади шести рабочим местам в open space (расшифровка) . Кабинет меняет открытость и освещенность офиса, общая площадь кажется меньше, а производительность падает.

Не стоит экономить на проектировщиках

Даже если офис с небольшим бюджетом, проектировщик поможет правильно зонировать офис, подобрать материалы и оборудование по принципу «цена-качество».

Распространённая ошибка – экономить на проектировании, но практика показывает, что можно сделать радикально разные офисы привлекая для этого настоящих профессионалов. Порог входа в проектирование офиса класса А-Б стоит в районе 2,5-3,5 тысяч рублей без НДС за квадратный метр для объемов площадей от 1 000 кв. м.

Привлеките проектного менеджера

Мы уже говорили о преимуществах работы с проектным менеджером (PM) в предыдущем посте. Если офис больше 500-600 или тем более 1 000 метров, привлечение профессиональной управляющей компании специализирующуюся на отделке помещений (Fit Out) является крайне желательным.

PM использует опыт: те ошибки, которые мы наверняка сделаем при отделке офиса, уже известны УК. Они знают рынок, собственников, подрядчиков, проектировщиков. И это окупает себя за счет экономии на архитекторе, материалах, строителях. Плюс к этому проект заканчивается вовремя, что позволяет избежать лишних платежей за по аренде и закончить отделку 

Следуйте правильной структуре проекта

У проекта есть своя «каноническая» схема, которая включает определённый набор участников:

• Собственник помещения (Арендодатель);
• Заказчик (Арендатор);
• Проектировщик;
• Подрядчик;
• Управляющая компания (Fit Out в лице PM);
• Поставщики.

Любое отступление от чего? увеличивает риски по проекту на порядок. Если часть этих функций отсутствует, например, заказчик сам делает проект – то какие-то функции начинают «хромать», и нарушается баланс. Если строителям отдаем проектирование, они проектируют то, что хотят построить. А если сам заказчик или собственник проектирует, то заказчик делает ошибки, а собственник делает проект для себя, а не для арендатора.

Привлечение управляющей компании целиком окупится, если ваш офис – от 500 метров. Компании, которым нужен офис меньшей площади, чаще всего могут управлять проектом по отделке сами.

Действуйте поэтапно

Другая важная характеристика проекта – его этапность, которая должна включать следующие шаги:

• Сначала необходимо выбрать УК (PM) и консультанта по поиску помещения;
• Только затем можно начать искать офис;
• Потом нужно привлечь архитектора или проектировщика – чтобы получить предпроект на этапе подбора офиса, а сам проект – когда офис уже выбран, и все бумаги подписаны;
• Только затем рекомендуется принимать финальное решение об аренде офиса;
• Таким образом, проектирование начинается только после того, как офис арендован;
• Этап выбора подрядчика начинается строго после того, как закончилось проектирование;
• Непосредственно отделка.

Если нарушить последовательность и «запараллелить», например, проектирование и выбор подрядчика, или, тем более, проектирование и стройку – в этом случае возникает большой риск переплатить и ошибиться со сроками сдачи офиса.

Обычно, когда компания планирует переезд, формируется бизнес-кейс, который строится на этих 10 советах, которые вы только что дочитали. Если планировать новый офис по-другому, положиться на собственные решения, то существует риск ошибиться в размере офиса, качестве, сроках, стоимости аренды, юридическом договоре.