- 20 инструкций по аренде офиса
20 инструкций по аренде офиса
13.10.2022
Время чтения 10 мин.
Арендаторы, которые уже проходили через этот процесс, хорошо знают и его этапы, и длительность, и уже смогли «набить шишки» на тонкостях, которые могли не знать, заходя в коммерческие переговоры по аренде помещения. Это может быть и индексация, и неконтролируемые операционные расходы, и изначально неправильно выбранный метраж. Даже просчет в сроках заезда в новое помещение – стоит денег. Чтобы помочь вам в этой нелегкой задаче, мы собрали 20 материалов на каждый из этапов: от выбора офиса до въезда в новое помещение.
Также, на московском рынке существуют два формата обмера помещений, каждый из которых выполняет свою функцию. Арендаторы часто не понимают разницу между ними. Поэтому начнём мы с материалов, посвященным этим двум темам:
1. ТЗ на подбор офиса - как составить? 2. БТИ или BOMA - какой метраж выгоднее?
В настоящий момент, на московском рынке офисных помещений, класс А обойдётся арендатору от 18 тыс. руб. за кв. м в год (за МКАД) до 30 тыс. руб. в центре города. Офисы класса B при таком же расположении варьируются в цене от 12 до 21 тыс. руб. за кв. м в год. Сюда нужно добавить операционные расходы, которые в классе А доходят до 7-8 тыс. руб. за кв. м в год, в классе В составляют 4-5 тыс.
Распространённая практика – ставка «всё включено» может давать цифры от 25 до 43 тыс. руб. за кв. м в сегменте класса А и 16-27 тыс. в классе В. В частных случаях возможны отклонения от указанных сумм.
На сроки влияют три основных показателя:
Подробнее по срокам:
4. Сколько времени занимает сделка аренды? 5. Этапы сделки аренды
Сначала длинный список обсуждается с консультантом, и выбираются здания для среднего списка. И арендатор едет смотреть здания из среднего списка – как правило, их не более 15 шт. После просмотра будет производится формирование короткого списка. Именно во время просмотра всплывут какие-то моменты, которые позволят отсеять часть зданий: здание может не подойти по расположению от метро – например, вам необходимо 5 минут шаговой доступности, а на деле выходит 10 или 15, или вам не понравилось окружение, не соответствующее специфике вашего бизнеса и т.д.
К кому обратиться:
7. Собственник, риэлтор или консультант - в чем разница для арендатора?
8. Чек-лист по выбору консультанта: какие задавать вопросы?
9. О чем говорить во время просмотра?
10. Как читать коммерческое предложение по аренде помещений?
Можно и нужно обсуждать предложенные условия.
Смотрите внимательно на то, как с вами общается собственник, - потому что во время переговоров собственник заинтересован в том, чтобы вас заинтересовать. Как правило, после подписания, интерес к вам снижается. Если он сниженный ещё на этапе переговоров – это повод задуматься.
Специалисты рекомендуют отдельное внимание уделить проработке условий выхода из договора, сделать их максимально гибкими.
По завершении коммерческих переговоров необходимо зафиксировать все коммерческие договоренности на бумаге и подписать письмо о намерениях между собственником и будущим арендатором. В противном случае, достигнутые вами договорённости могут быть подвергнуты неожиданному и одностороннему пересмотру.
К кому обратиться:
11. Чек-лист как выбрать консультанта
12. Структура платежей по аренде - давайте разберемся!
13. Структура ОРЕХ
14. Контролируемый и неконтролируемый OPEX – ставим ограничения
15. Открытая книга для контроля OPEX
16. Конкретные практики на рынке аренды помещений
К кому обратиться:
На этапе отделки вам могут быть предоставлены арендные каникулы. Во время каникул вносятся платежи по эксплуатационным услугам и оплачиваются счета за свет, электричество и воду. Процесс отделки имеет свою этапность и должен быть осуществлён строго в соответствии со сроками проекта.
К кому обратиться:
После подписания акта приёма-передачи помещения собственником и арендатором, последний получает право въехать на новое место. Чаще всего, переезд производится на выходных: в идеале, ваши сотрудники должны иметь возможность в пятницу сложить вещи в коробки и в понедельник приехать по новому адресу.
Мы с вами прошли все шаги, которые проходит арендатор от начала подбора и до заезда в новый офис. Надеемся, что ваш новый офис будет более красивым, просторным и удобным, будет стоить дешевле для вашей компании, а сотрудникам будет ещё удобнее добираться до него. Удачи вам в поисках и коммерческих переговорах!
19. Рейтинг офисов Москвы ТОП 3 класса А - декабрь 2017 20. Рейтинг офисов Москвы ТОП 3 класса B - февраль 2018
Метраж
Из практики работы с арендаторами, собственники и их представители признаются, что часто слышат первоначальную заявку «нам нужно конкретное количество квадратных метров», однако, в ходе подбора выясняется, что арендатору необходим больший или меньший метраж.Также, на московском рынке существуют два формата обмера помещений, каждый из которых выполняет свою функцию. Арендаторы часто не понимают разницу между ними. Поэтому начнём мы с материалов, посвященным этим двум темам:
1. ТЗ на подбор офиса - как составить? 2. БТИ или BOMA - какой метраж выгоднее?
Бюджет
В настоящий момент, на московском рынке офисных помещений, класс А обойдётся арендатору от 18 тыс. руб. за кв. м в год (за МКАД) до 30 тыс. руб. в центре города. Офисы класса B при таком же расположении варьируются в цене от 12 до 21 тыс. руб. за кв. м в год. Сюда нужно добавить операционные расходы, которые в классе А доходят до 7-8 тыс. руб. за кв. м в год, в классе В составляют 4-5 тыс.
Распространённая практика – ставка «всё включено» может давать цифры от 25 до 43 тыс. руб. за кв. м в сегменте класса А и 16-27 тыс. в классе В. В частных случаях возможны отклонения от указанных сумм.
3.Инфографика: прогноз рынка офисной недвижимости, 2018
Сроки
На сроки влияют три основных показателя:
- Как долго вы будете вести коммерческие переговоры?
- Как долго вы будете проводить юридические согласования?
- Важна ли вам отделка, диктуют ли корпоративные требования определённые условия на отделку офиса?
Подробнее по срокам:
4. Сколько времени занимает сделка аренды? 5. Этапы сделки аренды
Список 40: кандидаты по ТЗ
На этом этапе арендатору нужно определиться с пулом зданий, которые потенциально могут подойти. Консультант, на основе вашего ТЗ на подбор офиса, присылает вам длинный список из 30-40 зданий с условиями, из которого вы выбираете 10-15 на просмотр.
6. База помещений от собственника
Список 15: кандидаты на просмотр
Сначала длинный список обсуждается с консультантом, и выбираются здания для среднего списка. И арендатор едет смотреть здания из среднего списка – как правило, их не более 15 шт. После просмотра будет производится формирование короткого списка. Именно во время просмотра всплывут какие-то моменты, которые позволят отсеять часть зданий: здание может не подойти по расположению от метро – например, вам необходимо 5 минут шаговой доступности, а на деле выходит 10 или 15, или вам не понравилось окружение, не соответствующее специфике вашего бизнеса и т.д.
К кому обратиться:
- Подбор зданий бесплатно – консультант (услуги консультанта оплачивает собственник).
7. Собственник, риэлтор или консультант - в чем разница для арендатора?
8. Чек-лист по выбору консультанта: какие задавать вопросы?
9. О чем говорить во время просмотра?
Коммерческое предложение
Запрашиваем КП у собственника или консультанта. На условиях, озвученных в этом документе, мы будем строить нашу дальнейшую стратегию в ходе коммерческих переговоров. Предварительно, коммерческие предложения по выбранным зданиям необходимо корректно сравнить по ряду параметров. Это позволит нам, со своей стороны, ещё раз проверить наш бюджет и оценить возможности, а также расставить приоритеты.10. Как читать коммерческое предложение по аренде помещений?
Коммерческие переговоры
Цель: стараемся коммерческие условия, которые нам дали, привести к тому, что нам надо.Можно и нужно обсуждать предложенные условия.
Смотрите внимательно на то, как с вами общается собственник, - потому что во время переговоров собственник заинтересован в том, чтобы вас заинтересовать. Как правило, после подписания, интерес к вам снижается. Если он сниженный ещё на этапе переговоров – это повод задуматься.
Специалисты рекомендуют отдельное внимание уделить проработке условий выхода из договора, сделать их максимально гибкими.
По завершении коммерческих переговоров необходимо зафиксировать все коммерческие договоренности на бумаге и подписать письмо о намерениях между собственником и будущим арендатором. В противном случае, достигнутые вами договорённости могут быть подвергнуты неожиданному и одностороннему пересмотру.
К кому обратиться:
- Ведение коммерческих переговоров – консультант-представитель арендатора (чаще всего, услуги консультанта оплачиваются как процент от разницы между изначальными коммерческими условиями и теми, которые удалось получить в результате переговоров).
11. Чек-лист как выбрать консультанта
12. Структура платежей по аренде - давайте разберемся!
13. Структура ОРЕХ
14. Контролируемый и неконтролируемый OPEX – ставим ограничения
15. Открытая книга для контроля OPEX
16. Конкретные практики на рынке аренды помещений
Юридические аспекты
Юрист проверяет как детали и формулировки договора, так и может проводить процедуру due diligence в отношении документов/компании собственника. Последнее не является обязательным, если речь идёт о профессиональных собственниках и зданиях класса А и В. После подписания договора и акта доступа к помещениям, арендатор получает возможность выполнять работы по отделке.К кому обратиться:
- Юридическая проверка договора – юрист, либо штатный, либо внешний. Существует ряд международных юридических фирм, которые специализируются на сделках с недвижимостью на московском рынке.
Отделка
На этапе отделки вам могут быть предоставлены арендные каникулы. Во время каникул вносятся платежи по эксплуатационным услугам и оплачиваются счета за свет, электричество и воду. Процесс отделки имеет свою этапность и должен быть осуществлён строго в соответствии со сроками проекта.
К кому обратиться:
- План рассадки, план отделки - Архитектор
- Руководство процессом отделки для выполнения работ в срок – Менеджер проектов, специализирующийся на отделке помещений.
Переезд
После подписания акта приёма-передачи помещения собственником и арендатором, последний получает право въехать на новое место. Чаще всего, переезд производится на выходных: в идеале, ваши сотрудники должны иметь возможность в пятницу сложить вещи в коробки и в понедельник приехать по новому адресу.
Мы с вами прошли все шаги, которые проходит арендатор от начала подбора и до заезда в новый офис. Надеемся, что ваш новый офис будет более красивым, просторным и удобным, будет стоить дешевле для вашей компании, а сотрудникам будет ещё удобнее добираться до него. Удачи вам в поисках и коммерческих переговорах!
19. Рейтинг офисов Москвы ТОП 3 класса А - декабрь 2017 20. Рейтинг офисов Москвы ТОП 3 класса B - февраль 2018
Вас может заинтересовать:
