Коммерческое предложение

Считывать эти данные и использовать их практически будут:

• Ваш архитектор при составлении плана рассадки;
• Ваш управляющий процессом ремонта и отделки помещений;
• Ваш специалист АХО, поскольку арендатор обязан поддерживать арендуемые помещения в надлежащем состоянии и производить ремонт в случае их поломки.

Технические характеристики здания будут влиять на то, насколько эффективно вы сможете использовать площади под ваши нужды, они необходимы для составления плана рассадки людей, планирования отделочных работ, а также надлежащей эксплуатации арендуемых помещений.

Арендатор несёт ответственность за состояние всех систем, которые находятся у него в помещении. Если за системы в местах общего пользования ответственность несёт собственник, то за инженерные системы в арендованных помещениях несёт арендатор. В этом случае, техническая информация важна, потому что арендатор будет эксплуатировать все системы.

При аренде нового офиса всегда есть два варианта:

• Либо арендатор въезжает в отделанное помещение и пользуется тем, что уже есть;
• Либо арендатор будет сам делать отделку и получает помещение без отделки (shell and core).

Именно во втором случае особенно важно знать, какие возможности может предоставить арендатору здание для того, чтобы правильно составить ТЗ на отделку и выполнить работы, а также иметь возможность в помещении полноценно пользоваться отоплением, вентиляцией, кондиционированием.

В графе «арендная плата» необходимо понимать, базовая ли это ставка или плата, которая включает в себя другие расходы. В последнем случае, особенно если это традиционная ставка «всё включено», нужно понять, из чего ставка all-in состоит:

• База + OPEX (операционные расходы)
• База + OPEX + НДС

На практике разные собственники могут понимать ставку «всё включено» по-разному, а если собственник не самый профессиональный, то здесь нужно рассмотреть состав ставки особенно тщательно, чтобы избежать проблем в будущем.

В том числе, необходимо выделить базовую ставку, чтобы сравнить её с базовой ставкой других предложений.

На рынке существуют специалисты, представляющие интересы арендатора (tenant representation), которые помогают вам оценить, насколько адекватны расходы на сервис, паркинг, ремонт – и таким образом спрогнозировать, что вас ждёт на новом месте аренды. Самостоятельно в это вникать мы не рекомендуем, т.к. если собственник допускает в чем-то определённые погрешности, и по вашим вопросам поймет, что вы недостаточно разбираетесь в теме, то исход переговоров будет, к сожалению, не в пользу арендатора.

В случае с уже включенными операционными расходами, их нужно разобрать для себя отдельно, так как в OPEX входит обширный перечень услуг, и они должны стоить определённые суммы. В противном случае, арендатор даже для себя не поймёт, на какую сумму ему ежемесячно оказываются услуги. В самом крайнем случае, ситуация может сложиться такая, что арендодатель просто заложил очень большую базовую ставку и при этом не оставил достаточного бюджета на уборку снега и льда – ваши сотрудники будут «скользить по льду» по дороге на работу, и вы не сможете повлиять на ситуацию.

Таким образом, при рассмотрении OPEX, уточните:

• Перечень услуг в рамках OPEX;
• Какая часть расходов OPEX контролируемая, а какая неконтролируемая;
• Уровень индексации контролируемой части OPEX, для того чтобы она индексировалась разумно;
• Отдельно: из чего состоит неконтролируемая часть OPEX. Часто, в нее входят не только коммунальные платежи, но и различные налоги.

Коэффициент парковки - это то, на сколько мест арендатор может претендовать. Если ему надо 100 кв. м и 10 машиномест, но при этом парковочный коэффициент в здании равен 1:100 – в этих условиях арендатору предоставят только 1 машиноместо, за которое также взымается определенная ежемесячная ставка.

Ставка за парковку – сумма, которую арендатор ежемесячно оплачивает за выбранные машиноместа.

Здесь существует определённая тонкость: коэффициент парковки - это право воспользоваться определённым количеством машиномест, однако, арендаторы не всегда реализуют его на 100%, поэтому свободные места на парковке БЦ остаются. В этом случае, если в здание приходит компания с большим автопарком, то возможна ситуация, когда в здании, где коэффициент парковки определенный и достаточно высокий, новый арендатор может взять больше машиномест, чем это позволяет коэффициент. Таким образом, парковочный коэффициент используется, в первую очередь, для макетирования БЦ, а на переговорах обсуждается конкретная ситуация, и часто можно договориться о специальных условиях.

Подготавливая различные КП для сравнения, выделите НДС: включен он в ставку или не включен и идёт отдельно. В последнем случае нужно считать отдельно НДС на парковку, OPEX и базовую ставку. Чаще всего в коммерческом предложении все ставки указываются без учета НДС.

• Штрафы;
• Права и обязанности арендатора и арендодателя подробно;
• Ответственность арендатора и арендодателя;
• Механизмы расторжения договора аренды;
• Форс-мажоры и т.д.

Эти сведения прописываются в самом договоре и являются частью коммерческих переговоров по заключению договора аренды офисных помещений.

Для проведения коммерческих переговоров, вам также могут быть полезны наши материалы:

БТИ или BOMA? – Какой метраж выгоднее?
ТЗ на подбор офиса – как составить?
ИНФОГРАФИКА: прогноз рынка офисной недвижимости, 2018
Этапы сделки аренды
Собственник, риэлтор или консультант – в чем разница для арендатора?
Чек-лист по выбору консультанта: какие задавать вопросы?
О чем говорить во время просмотров?
Структура платежей по аренде – давайте разберёмся!
Структура OPEX
Контролируемый и неконтролируемый OPEX – ставим ограничения
Открытая книга для контроля OPEX – скачать